「想有效率就要找到工作的节奏」,不过到底怎麽找到「节奏」?

Image常常听人说,想要有效率丶专注的工作就要找到节奏。但到底专注力和节奏的关系是什麽?

人们的习惯往往是集中精神一路工作,直到感觉累了才休息,短暂休息後继续手边的事务。但这种方式会让休息後的注意力和精神,比一开始还弱很多,成果自然打折扣。

一天8小时的工时中,自然不可能完全维持高强度的注意力。如果想让整天都拥有差不多的专注力,就要靠打造节奏了。

想要找出专注节奏,首先要了解对自己而言,精神能集中的最大限度时间,并将工作时间分成自己容易专注的小时区,搭配短暂休息,不断重复这个配套。也就是在没有感觉到累的时候,就休息回复精力。

接着,要让专注和放松有规律的重复,有时候还要给自己准备一些奖励。 此外,专注不是一天的事。为了长期地维持,要以周或月为单位,开启规律的专注和放松循环。

专注:找到自己觉得舒适的节奏
工作所需的专注程度和时间,会依其内容而有所不同。举例来说,像是同步口译:必须一面听讲者说,一面即时口译成听众的语言。但是口译员回答:「同步口译是一种需要极度专注的工作,所以每15分钟必须换人。」

或许我们的工作不像同步口译员,需要极度的专注力。然而,大多的场合中还是必须维持一定的专注,例如会议中丶做简报丶面试丶整理文件丶计算数值等。这种任务基本上需要1小时左右,或许我们能在一天之内,反覆专注1小时几次。但是因为无法8小时持续专注,所以要在工作告一段落时,休息丶吃午餐丶转换心情等。

就像心理学家所说的,一般人能持续专注的时间上限不一,但是一般而言,大概是90分钟左右。这也是为什麽学校的上课时间和一部电影的长度,大概也以90分钟为限。

人能达到「完全专注」的时间约是15分钟左右,维持「一般专注」的时间顶多是90分钟上下,而若想超过这个上限,让专注力更持久,就得在其中穿插休息时间。

刻意将1小时的工作(无论是开会或制作文件)切成15分钟,中间稍微休息(做一点伸展操或眺望户外风景),反覆4次。此外,他会下一番工夫,每一小时稍微休息(喝咖啡丶和别人闲聊两句)让专注力一整天不中断。

维持高度专注力的单位是15分钟,但是舒适的节奏因人而异。如义大利的番茄钟工作法,这种时间管理术认为,一工作单位是25分钟,建议想专注的人可以先用计时器设定闹钟提醒,让自己能全心投入工作,不会因为过度在意时限而无法聚焦。其实,15分钟或25分钟都无所谓。重要的是,以自己的方式尝试,找到自己的最佳节奏。

另外,持续专注的时间不只适用於自己,也适用於工作上合作的对象。例如听自己做简报或报告的对象,维持专注的时间上限大概也是15分钟左右,因此在准备内容时,就要尽量控制在这个范围内。

又或是和对方预约见面1小时,介绍公司的产品时,千万别冗长地介绍公司特色或产品优势超过30分钟。仔细安排时间,以15分钟为单位,改变说明的内容丶切换产品展示或回答问题,给予对方的五感和思绪新的刺激。