7个高生产力技巧告别瞎忙!

批次处理同类型任务
我们身边最有生产力的例子大概就是生产线了,总是日以计列的产出大量产品。仔细观察,会发现生产线通常采用「批次处理」(batch)而不是随时处理(ad-hoc)。

一间甜点店每天要大量生产甜点,不会让一位师傅专做「一颗」蛋糕,从打蛋丶处理面团开始一路做到最後的装饰,而会一次只做一项任务,同时生产出「多颗」蛋糕。

回到主要面对电脑的工作情境,面对排山倒海而来的讯息和信件,并不需要随时回覆,判断状况不是太紧急的,可以等到整点,或者上个任务完成时再一次回覆,同时兼顾效率与即时性。

找到合适的时段进行不同任务
每个人的工作节奏都不一样,你知道自己的任务在什麽时候最适合进行吗?以我为例,开始上班的第一个小时是我尝试过後,觉得最适合进行各种与公司系统有关的任务,无论是提交申请或是跟催进度。原因很简单,那段时间许多同事还没上班,因此比较不容易被打断;加上上述的批次处理,能够让我把数项申请跟进度跟催一次做完。

到了第二个小时,同事陆续上班了,这时大家精神正好丶脑袋也清醒,正好适合进行会议,做决策。最後到了下班前,已经精疲力尽,则可以将自己从任务中抽离,看看未来行事历,考虑哪些要出席丶哪些可以用电子信件沟通,整理一番後结束今天的工作。

被打断後要再回来专注手边事情很耗神,因此找到适合每个时段的任务,对於提高生产力非常有帮助。

对大脑好一点,随时做笔记
人的记忆并不可靠。心理学上的「错误记忆」,指的是人会「回忆」起没发生过丶或是和真实情况不服的事情。

我在上份工作时,事情少而精,能够专注在思考,将一件事情想的很深入後采取行动,因此大脑就够用了。而现在待的团队,事情多而杂,每天都需要面对好几件不同专案,而且各项专案还会时不时有最新状况,一下客户忽然跳脚了丶或者竞争对手出了奇招,如果全用记的,不仅很不牢靠,也很虐待大脑。因此我用Onenote,彷佛大脑的资料库,随时作笔记,释放大脑,让记忆的工作交给笔记软体,大脑只要专注在思考就好。

当发球者,做行事历的主人
刚加入团队时,老板说我的行事历很可怕,因为它实在被塞的太满了!而且当中几乎没有我主导的会,都是别人发邀请,要求我出席。日子久了,我忙着接球,忽略了许多需要主动出击的任务。

之後我开始在行事历为自己留下时间,无论是专注时间或是找人开会,总之在被填满前预先留下。

即使这麽做了也无法保证不受干扰,因为会议总是接踵而至,显然也不是每个发起者都会先确认与会者的行事历,有时明明为自己的设定的专注时间,还是会被其他会议强行打断。

这时我会思考一下会议讨论的内容有多紧急丶重要,以及与邀请者联系的难易度,如果是同事,那就传讯息问问能不能挪到其他时间;如果是紧急的客户,也可以选择配合,保持时间安排的弹性。

学会区分事情的优先顺序
跑一趟医院急诊部,会发现病患手上都有不同颜色的手环,那是检伤後的分类结果,红色(举例说明)代表最严重,黄色次之,绿色则无危险,优先顺序可以往後,也可以自己走入诊间。

急诊室懂得分类病人,上班也要懂得分类工作。当需求进来时,先判断有多紧急,能等吗?如果不马上处理会有什麽後果?

曾经有位同事一次接到来自两个客户的会议邀请,都很紧急,偏偏时间冲突了,衡量结果决定优先参加其中一个,原因很简单:这是我们的最大客户,贡献了30%的公司业绩,要是处理的不好,掉了订单,大家都遭殃。

有了这样的分析,延後另一位客户的邀请就变的理所当然,也不需要担心其他同事抗议,因为谁都明白最大客户的重要性。

把「任务」导向转为「人」导向
我们很习惯将工作事项视为任务导向,这很自然,对大部分的职能来说,完成专案就是工作,例如工程师作新功能开发专案丶业务负责客户软体导入或是客服指导客户作状况排除。因此把任务作条列式纪录,例如某某专案需要投入哪些资源。

但这样做的缺点是一次只能处理一项任务。试想,如果一天当中有十件任务需要处理,除了认命的一一击破,有没有别的方法?

资料分析作久了,对於各式各样的结构化资料总是比较敏感,这次也不例外。我开始思考能不能用不同的「维度」切入任务清单?就像零售业客户会准备各种维度的客户资料,像是性别丶年龄丶居住地丶职业丶收入等,希望我们能用不同维度分析,看出和选点最相关的洞见。

当然有,我们可以将任务「分门别类」。例如上系统丶跑流程可以归为一类,利用前述的「找到合适的时段进行不同任务」一次解决,这是依据任务「属性」作分类。

此外,还能够将任务以「人」作分类。譬如十件任务中,有三件跟某位合作夥伴有关,尽管性质不同,但总之都需要跟同个人讨论才能往下进行。

这时就翻翻行事历,看一下和夥伴下次开会时间,再评估时程,如果时间允许,不妨就等到开会时一次解决,省去另外约时间的麻烦。

三件任务变成一件,效率大幅提升。

设定专注时间
我观察到一天之中如果能有两个小时不受打扰的专注时间,处理信件丶跑流程丶做会前准备丶写信,其实就能大幅提升工作效率;反之,若是排满了一堆一个接一个的会(Back-to-back meetings),则经常受到干扰,一下做这一下做那,不仅效率降低,心情也上上下下。

#文章不代表本社区立场!如有版权问题请与support@cisocial.net联系#