1. 你不知道对方想要达成什麽目标
确保你与对方站在同一边最好的方法之一，就是先弄清楚他们的目标。这位员工想达成什麽目标？是否在努力赢得重要客户的信任？是否想升任管理职，还是想带领一个团队，或只是想要一个更响亮的头衔。
你要是不知道对方的目标，那你好意提出的任何建议都可能被当作耳边风，甚至可能冒犯到对方。我曾访问一位临床心理师琳达，她在一家小型顾问公司工作。琳达的老板要她配合客户的需求，必要时在下午五点以後加班。琳达感到非常错愕，心想∶「我们共事这麽多年，你还是不了解我的状况。
我的家人对我非常重要，我晚上需要在家陪女儿，不可能用晚上的时间工作。」老板忽略琳达视为最重要的事，这让琳达也很难对老板的吩咐言听计从。假如她的老板可以换个角度沟通∶「我知道你的家人对你来说真的很重要，你想在晚上多陪陪他们。我很欣赏你能够平衡工作和家庭。我也知道你想要建立自己的客户群，以增加收入。你是否愿意考虑看看，能否每周有一个晚上加班，还是你觉得完全不用考虑？」换个方式沟通，结果可能会截然不同。
最重要的是， 指出对方的目标，可以凸显出你和他站在同一边。 你不是站在问题的角度上说∶「你知道这问题有多严重？必须马上解决。」相反的，你是站在员工的角度，针对他希望达成的未来说∶「我发现这样会阻碍你前进的脚步。」
2. 你不知道对方需要哪一种回馈
这一点经常被主管或回馈者忽略。在很多时候，我们对别人真正想听什麽样的回馈一无所知，仅仅是靠自己想像列出的一张回馈清单。正确的做法应该是先问对方，最想要哪一种回馈。或许他正在努力让视讯会议更有成效，很希望你对他最近几次在视讯会议上的表现发表看法；或许他正积极参与公司的各项业务，并想知道自己的努力是否奏效。 当你知道对方期望得到怎样的回馈，你就可以把你的意见，融入对方最想得到的回馈里。
3. 把应该私下聊的拿出来公开谈
如果你要称赞员工，有其他人在场或许没什麽关系。有些人很渴望得到公开的肯定，但也有些人则觉得很害羞，不想成为注目的焦点。比较保险的做法是，先私底下赞美对方，然後询问是否能够在公开场合称赞他。
不过，如果你要提供的回馈意见，是比较敏感或犀利的，不管是指导或评量，你都应该尽量采用一对一的方式。
在我的研究中，许多员工提到，最令他们反感的回馈经验都是在有第三者在场时发生的。例如，医生当着患者的面纠正护士做法；系主任当着其他同事的面对新来的老师说∶「你又把比喻弄混了，这样别人会听不懂你在讲什麽。」这些话在私下说可能是温和的建议，但公开的说，就变成非常刺耳的话。
被迫在公开场合接受回馈，会让小事变成大事，至少对当事人来说不是小事。在开放式办公室找到私下说话的地方，可能需费些心思，但绝对值得。如果是远距工作，则可以安排一对一视讯会议。
4. 沟通过程中，全都你在说话
在回馈对话中，很多人都会犯一个错误，那就是过度努力给回馈，我们只留意自己的用字遣词，以致没有认真地倾听。要想与他人对话时，取得有效的回馈效果，就必须认真倾听，别人才会把你的话听进去。
5. 你不知道他对这个情况的看法
当你倾听时，应该把重点放在哪里呢？至少，你应该设法理解对方有怎麽的看法。从他们的角度来看，发生了什麽？我们很容易会认为，自己知道对方会说些什麽。
然而，要让员工知道你站在他这边，而不是站在问题的角度上发言，最简洁的方法就是了解他对这个问题的看法，然後抛开你的假设，用心倾听。
