5 个警讯,暗示你可能在「无效沟通」

1. 你不知道对方想要达成什麽目标
确保你与对方站在同一边最好的方法之一,就是先弄清楚他们的目标。这位员工想达成什麽目标?是否在努力赢得重要客户的信任?是否想升任管理职,还是想带领一个团队,或只是想要一个更响亮的头衔。

你要是不知道对方的目标,那你好意提出的任何建议都可能被当作耳边风,甚至可能冒犯到对方。我曾访问一位临床心理师琳达,她在一家小型顾问公司工作。琳达的老板要她配合客户的需求,必要时在下午五点以後加班。琳达感到非常错愕,心想∶「我们共事这麽多年,你还是不了解我的状况。

我的家人对我非常重要,我晚上需要在家陪女儿,不可能用晚上的时间工作。」老板忽略琳达视为最重要的事,这让琳达也很难对老板的吩咐言听计从。假如她的老板可以换个角度沟通∶「我知道你的家人对你来说真的很重要,你想在晚上多陪陪他们。我很欣赏你能够平衡工作和家庭。我也知道你想要建立自己的客户群,以增加收入。你是否愿意考虑看看,能否每周有一个晚上加班,还是你觉得完全不用考虑?」换个方式沟通,结果可能会截然不同。

最重要的是, 指出对方的目标,可以凸显出你和他站在同一边。 你不是站在问题的角度上说∶「你知道这问题有多严重?必须马上解决。」相反的,你是站在员工的角度,针对他希望达成的未来说∶「我发现这样会阻碍你前进的脚步。」

2. 你不知道对方需要哪一种回馈
这一点经常被主管或回馈者忽略。在很多时候,我们对别人真正想听什麽样的回馈一无所知,仅仅是靠自己想像列出的一张回馈清单。正确的做法应该是先问对方,最想要哪一种回馈。或许他正在努力让视讯会议更有成效,很希望你对他最近几次在视讯会议上的表现发表看法;或许他正积极参与公司的各项业务,并想知道自己的努力是否奏效。 当你知道对方期望得到怎样的回馈,你就可以把你的意见,融入对方最想得到的回馈里。

3. 把应该私下聊的拿出来公开谈
如果你要称赞员工,有其他人在场或许没什麽关系。有些人很渴望得到公开的肯定,但也有些人则觉得很害羞,不想成为注目的焦点。比较保险的做法是,先私底下赞美对方,然後询问是否能够在公开场合称赞他。

不过,如果你要提供的回馈意见,是比较敏感或犀利的,不管是指导或评量,你都应该尽量采用一对一的方式。

在我的研究中,许多员工提到,最令他们反感的回馈经验都是在有第三者在场时发生的。例如,医生当着患者的面纠正护士做法;系主任当着其他同事的面对新来的老师说∶「你又把比喻弄混了,这样别人会听不懂你在讲什麽。」这些话在私下说可能是温和的建议,但公开的说,就变成非常刺耳的话。

被迫在公开场合接受回馈,会让小事变成大事,至少对当事人来说不是小事。在开放式办公室找到私下说话的地方,可能需费些心思,但绝对值得。如果是远距工作,则可以安排一对一视讯会议。

4. 沟通过程中,全都你在说话
在回馈对话中,很多人都会犯一个错误,那就是过度努力给回馈,我们只留意自己的用字遣词,以致没有认真地倾听。要想与他人对话时,取得有效的回馈效果,就必须认真倾听,别人才会把你的话听进去。

5. 你不知道他对这个情况的看法
当你倾听时,应该把重点放在哪里呢?至少,你应该设法理解对方有怎麽的看法。从他们的角度来看,发生了什麽?我们很容易会认为,自己知道对方会说些什麽。

然而,要让员工知道你站在他这边,而不是站在问题的角度上发言,最简洁的方法就是了解他对这个问题的看法,然後抛开你的假设,用心倾听。

 

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