方法1:建立无干扰时间表
心理学家研究发现,一个人的集中力最多可以维持40分钟,再加上先前准备的20分钟,也就是一个小时的「专心时间」。回想一下还在念书的时候,一堂课是不是大概50分钟?这就不难理解为什麽要有10分钟下课的空档了。
而对工作人来说,如果每天能够画出2~3次的「无干扰时段」,相信你的工作就能变得更有效率。
商业杂志《Fast Company》指出,每个工作人都应该适时检讨自己的时间安排,排除不必要的会面,不必要的拜访,或是把每天的琐事集中一个时段处理,剩下的时间就能专心的用在当前最重要的目标上了。
方法2:建立互不打扰默契
顾问公司Alliance Work Partners建议,最好以明显的标识,告知同事或上司,「我正处於工作模式」,比如每天上午的10~11点,都谢绝谈话,有事请11点过後再来。
当然,相对的,其他同事也有不被打扰的权利,因此,在说出「不好意思,可以打扰一下」之前,先观察一下对方的状态,如果确定对方不是正在全心全意地处理手上的案子,那就可以稍微打断对方,问你想问的事。
方法3:改变自己的工作习惯
时间小偷并不是只有同事丶客户或长官,自己的坏习惯也可能耗掉自己的时间。
举例来说,你是不是习惯一心多用,工作跟视窗一样,一直切换来切换去?《Fast Company》说,同时处理两件事,大脑在处理新工作时,还会留着旧专案的印象,也就是占掉你的「记忆体」,当然无法专心工作,因此一次一件事,才是做好做满的不二法门。
另外,定期检查一下e-mail,回回LINE,也可能是你无法专心的凶手。所以,当你需要专心时,关掉信箱丶LINE和手机,效果可能比你想像的还好。
方法4:面对急事,当机立断专心处理
最後,面对非得放下工作丶分心处理的要事,该怎麽办?
《HBR》说,明尼苏达大学(University of Minnesota)的管理学者勒罗伊(Sophie Leroy)发现,如果告诉自己,处理完B工作之後,你还会有足够时间处理好A工作,那麽多数的人都能不带杂念地好好处理眼前的工作。
但是相反的是,如果他们刻意提醒受测者,A工作会来不及,那麽很多人会连B工作都一起搞砸。
因此,面对非处理不可的事,与其拖拖拉拉,一边想着手边的工作,一边处理上司的急件,或同事的求救,不如告诉对方,「给我几分钟」,然後将手边的事做到一个段落,再开始处理下一件事。