1. 有一个明确的理由
在开口抱怨之前，先想想到的发生了什麽事情是需要抱怨的，接着想想发完这篇抱怨文之後，你期待得到什麽样的改变或是结果。很多时候人们只是为抱怨而抱怨，并不是因为真的遇到什麽烦人的事情。
2. 以正向字句开头
譬如说，某人欲投诉一家餐厅的服务态度，可以试试看这样开头：「我一直都很喜欢贵餐厅，而我也一向对你们的服务态度都十分满意，但是…。」而不是凶狠地说：「叫你们店里最大的出来！」
3. 条理清晰，就事论事
尽量能够清晰地说出究竟发生什麽事，而非说「你们的服务生超没礼貌」这种很模糊的话语。抱怨到一个程度时，有些人会不自觉讲到以前发生过的事情，但是千万要记得，这并不是一个翻旧帐的好时机，因为这些旧账，跟该事件一点关系也没有。
4. 以正向字句作结
正向的话语会让被投诉的单位，或是聆听抱怨的人有所反应。例如说，如果以「我再也不要来你们餐厅吃饭」作结，那服务态度的问题永远都不会被解决，但是如果我们说：「我会这麽说是希望你们能够改进服务品质，让我们以後来餐厅吃饭不会有负面观感」，这样正向的话语会让对方想解决问题。这才会让成爲一项有意义的投诉，而非没有什麽实质功效的抱怨讨拍。
