上班族的4大压力来源!

1.资料不完整
Wrike的CEO兼创办人Andrew Filev说:「因为科技的进步,让上班族可以在家工作或是和不同国家的人协作,但也因此产生『资料不完整』的问题,让团队成员变得比以往没有网路时更依赖对方。」

在没有网路让我们可以和其他人协作之前,彼此合作都是透过纸本资料和当面讨论,也因此向其他团队成员索取资料并不困难;然而在网路出现之後,远端协作变得愈来愈普遍,虽然让团队合作时克服了时间与地域的限制,但也因为和其他团队成员见不到面,所以在向对方索取资料时,如果对方没有网路或是刚好不在线上,就会遇到困难。

也因此,为了避免团队中遇到这些问题,Filev认为主管可以透过建立线上的系统(像是Dropbox和Google云端硬碟)藉此让专案资料都能汇整在网路上,如此一来团队成员工作所需要的资料都能在云端上面找到,能够避免需要资料时,对方却不在线上的窘境发生。

2.同时要做很多事
对於一个团队而言,每天都会有许多任务需要完成,但每个人一天就只有这麽多时间,也因此,找出要优先把时间花在什麽样的任务,才能为团队带来最大的成效并减少部属的负担,是一个好主管需要做到的。

Filev认为主管在分析任务时,可以参考帕雷托法则,也就是所谓的80/20法则(80%的成效,来自於20%的任务)。藉由衡量各个任务所能带来的成效,找出能带来最大价值的工作,并把团队所有心力投注在该任务上,相较於让部属同时做很多件事,把事情更聚焦,不但能大大减少他们的负担,往往也能带来更大的成效。

3.无法负荷的工作量
对於主管而言,透过随时掌控部属的工作进度及工作内容,便能大幅减少工作量超出部属负荷的情况产生。

但在执行专案时,可能会因为团队成员对彼此现有工作量不够清楚,发生对方的工作量已经到极限时,却仍旧要求对方可以多做一点的情况。像是业务部门可能会希望制造部门多生产一些产品,让他们有更多商品可以贩售,但现在的工作量却已经是制造部门的极限了。

无法负荷的工作量不但带给部属压力,也可能让主管错估任务完成的时间。为了避免这种情况发生,主管可以在团队成员讨论时,先花五到十分钟请大家分享彼此的工作内容,让团队知道彼此现在所负担的工作量,可以让大家在讨论的时候,有办法大致评估这项要求对方是否有办法负荷的了,而不至於造成有人拥有无法负荷的工作量的情况发生。

4.任务时限不断更动
商场是瞬息万变的,没办法顺应当时状况做出改变的人,就会在商场的竞争中败下阵来。像是当竞争对手推出新产品时,研发部门可能就要加速研发丶行销部门要推动新的行销活动以拉拢消费者,业务部门得要花更多时间和消费者接触,以减少竞争对手新产品所带来的业绩影响等,都是在面对不同环境状况时,所需要作出的立即性的改变。

也因此,对於主管而言,在面对新的挑战时,改变任务时限是无法避免的。为了减少部属因为改变任务时限所带来的无所适从,在更动任务时限时,可以向部属明确指出「为什麽我们现在需要作出改变」,除了能够让部属可以减少压力外,也能让部属知道现在公司状况危急,进而产生对公司的向心力,更投注在工作中。

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