1. 「记下来」使你更容易记住该做的事
将代办事项列入清单，就像是在上课听讲时作笔记，或是读书时做重点统整一般。当你接受外界资讯後，你的行为会让大脑决定哪些资讯需要被留下，而「做笔记」正是让你在脑中首先过滤并统整外界资讯，最後再提笔记录下来。许多研究证实，这能帮助我们对於外界资讯去芜存菁，即使你并未再回头检视这份清单，也能使你比起单向接受资讯更容易记住任务内容。
2. 「规划」会使抽象目标转化成实际行为
你是否也在心中设定好长达几周或几个月的长期目标，但因为过於抽象丶大方向，而难以转化成实际行动并按部就班的执行呢？
假设你想写一本书，你首先需要对想撰写的内容做深入研究，然後提笔写下草稿并不断做修正。这种长远目标需要花费大量时间投入，因此将完成目标时需要采取的每个步骤切割成一个个子目标，并列入待办事项清单中，对於达成任务极有助益！因为在规划之时，你会更深入考虑每个待完成的步骤需要付出多少时间与心力，这是在你当初制定抽象目标时所从未想过的。即使最後实际执行面与你当初所做的计画有所差异，但列出待办事项仍能帮助我们完善规划。
3. 去芜存菁
为什麽当你在清单上列下待办事项後，最後却无法完成呢？工作环境是否太容易让你分心？不可预期的交办事项让你无法灵活运用时间？突如其来的会议让你忙得连休息时间都没有？
这时候，若你能预先规划未来几周需要完成的任务，并且将这些任务加进你尚未被填满的行事历当中，你将能更明确掌握自己的时间，并能更不慌不忙地面对各种无法预期的事情，能即时做出反应并且规划未来。请将你自认对於长期目标有所助益的重要任务先加入行事历吧！
虽然你也可能发现，行事历已被其他琐碎事项填满了，这让你根本没有时间完成较重要的长远目标，但这代表你有机会能够做些改变并重新掌握你的时间。若你的行程表都被上司突如其来的交办事项给占据，你可以尝试着与上司沟通或是请同事帮忙。
请提起笔列下待办事项吧！即使你最终无法完成清单上的所有事项，你也将能更妥善安排自己的工作时间与未来目标。
