很多人都以为，『做好时间管理』就是『有效率』，但其实不是这样，」着有多本效率工作书的台大化工系教授吕宗昕指出，所谓「效率」，涵盖了「时间」与「成果」两大要素，三者的关系可以如下公式表示：「效率＝成果÷时间」，亦即当获致相同成果时，在愈短时间内完成，效率就愈高。
不过，在很多情况下，时间的长短可以客观计算，反倒是成果的完成度不易断定，导致很多人虽然花了很多时间工作，但因为成果不明确，也就无法推算效率高低。吕宗昕说，要评估「工作的完成度」，一定要分清楚工作的「投入」（input）和「产出」（output），不要将「有做」误以为是「成果」，以免做不够必须补做，或是做太多不必要的白工。
因此，想要提高效率，除了计算「花多少时间」，更要先确认「欲得出何种成果」，以及「哪些工作是是必要的」，否则就算把时间利用得再紧凑，还是会「没效率」。
三段式效率管理：目标丶成果丶时间
吕宗昕将工作中的活动划分为3类。1.产出活动：与成果达成「直接相关」的动作；2.预产出活动：与成果达成「间接相关」的资料搜集与准备；3.做白工：所作所为和成果「无关」。
一个人只要能把大部分时间放在产出活动上，一部分放在预产出上，并且减少「做了也没用」的行动，就等於是用最少时间达成成果，也就达成了「效率」。
「有效率，不是把时间填满，而是确认每个动作都有意义，」吕宗昕分析，「效率管理」是一个金字塔型架构，最上层是「目标管理」，中间是「成果管理」，最底层才是「时间管理」（如【图1】）。唯有先确立最上层的目标，才能评量「成果的完成度」，进而将时间都花在真正有必要的事务上。组合式工作完成法，达到成果的最短路径
在规画与执行工作时，吕宗昕便是依据「目标→成果→时间」的层次，构思出一套「组合式工作完成法」：也就是先掌握最终成果的架构样貌，再反向推算架构中每个部分，各需要多少内容丶需要搜集哪些资料，以及得花多少时间，就能只做必要的事，用最有效率的方式完成工作。
以一篇10页的学术论文（通常包括5部分：前言丶背景丶研究方法丶结果丶结论）为例，吕宗昕会先规画出每个章节的篇幅，例如前言和结论各0.5页丶背景2页，研究方法和成果各3页，接着推估要完成各个章节，各需要搜集多少资讯，又需要耗费多少时间，进而设定工作的排程。
「这样就不会花太多时间丶做太多准备丶写太多字数，到头来还要反覆删除与修改，」吕宗昕笑说。
设定区块时间，保留独处的专心时刻
在时间管理上，吕宗昕不仅严格区分工作的「公时间」与回家後的「私时间」，绝不将公事带回家，更将自己精神体力都好的早上黄金时段，规画为不被打扰的专心时刻，以提高效率。
他指出，一般人工作的效率值，是呈现一条曲线，刚开始时专注力还不集中，效率较差；等热身完成，效率值就会提升，并进入一段稳定高原期；再过一段时间，精神又会开始疲劳，效率值开始衰退。而工作成果，就等於是这条曲线下方的积分面积，所以如果能维持愈久的高原期，工作成果也就愈多（如【图2】）。
相反地，如果反覆受到打扰，就等於得花上许多时间在热身，效率也就愈差。「突发事件是上班族工作效率的最大杀手，会严重影响工作情绪与稳定度，」吕宗昕提出了如何避免干扰的4个方法：
1.提早到办公室：善用大家都还没办公前的时间，不受打扰地专心工作。
2.专心时段不接电话：在专心工作时段，将电话设定为「来电直接进入答录机」。
3.定时收发e-mail：每天固定4个时段处理信件，收到後「绝不马上回」。除非是非常紧急的事务，否则一律留到工作告一段落後再处理。
4.避免临时访客：尽量避免访客在专心工作的时段中来访。
「效率的根本，必须以目标来管理时间，而不是以时间来管理目标，」吕宗昕强调，唯有当明白要做出什麽样的成果，才能知道该为每个工作阶段分配多少时间，也才能落实到一天的工作安排计画中，让每分每秒都能创造出实际价值，否则汲汲营营於时间管理的技巧，只是舍本逐末，反而达不到「提高效率」的目的。
