开会最要不得的:没存在感!参加会议前,一定要先准备这「三大武器」

Smartphone开会时准备这三大武器,让你的优秀被看见
开会时,看到其他同事总是滔滔不绝,自己却脑袋一片空白,只好乖乖做个听众。开完会了,老板可能连你有没有进来开会都没印象。开会是让自己被看见的最佳场合,千万不要变成没有存在感的员工!想在会议上有所贡献,有三项东西是必备的:资料丶观点和意见。参加会议前,务必确认是否已经备齐这三大武器。

其中,最重要的是「资料」。毫无根据的议论只是浪费时间,以片面的想像或臆测为依据的讨论,更是毫无建设性可言。即使对於某项议题展开正反的辩论,若没有事实资料佐证,终究只会各执一词,最後陷入攻讦的局面。这种情况尤其在网路上,更是寻常可见。

唯有双方站在同等的「立足点」上,才能展开有意义的议论。

最具说服力的资料,便是「数据」。例如关於「酒後肇事」,一般人都会抱持着:政府宣导早已是老生常谈,但肇事件数却依然不见减少的刻板印象。然而实际检视数据,日本肇事件数在二○○○年为最高峰,其後开始逐年减少,在二○一三年已剩下颠峰期约六分之一,一年仅发生四○○件。虽然数量依然可观,但可以显见严惩的效果。

除了数据外,「亲身体验」的资料来源也极具说服力。例如小学老师亲身说法:「现在的小学生都……」想必他的意见就会被认为与实际状况相去不远,毕竟这是他每天生活所获取的亲身体验。

即使无法明确地数据化,但这些亲身体验过的资料,都积蓄在他们的脑袋中。这也是他们的评论之所以能够说服人,且令人感兴趣的原因。

可是,也有不少误用经验资料的例子,较常见的便是仅撷取事物的表象,或是以单一个案评断,「现在的高中生都是……的德性」,或是「这家店的拉面上不了台面」的情形。只是依附个人的偏见或印象,不以资料为依据的言论,缺乏议论的价值。

发言有力量,具体意见不可少
开会时,第二重要的是「观点」。发言者应当向他人阐明:自己是以什麽样的角度,看待这项议题或是资料。比起主张彼此的正当性,更重要的是试着站在对方的立场思考。

如此一来,不但可能得到崭新的发现,或许也能找出彼此意见的共通点或妥协处。即使看法不一致,至少有讨论的馀地。也可以说,转换观点的目的是为了让双方取得共识。

而「意见」在会议上也是不可或缺的。虽然互相交换对於问题的看法,若是无法提出「解决办法」往往只是徒劳。在众人提出意见丶讨论修正方法,并加以汇总之後,一场具建设性的讨论才算大功告成。

提议时须注意自己的意见是否具体,不切实际丶天马行空或是目标过於远大的意见,都不具意义。正因如此,才必须以正确的「资料」与「观点」作为意见的前提。

倘若能够做到「提示资料」丶「阐明观点」丶「提出意见」这三点,无论议论结果如何,想必都能让人认为你是个「能够独立思考」的人,也能为下一场会议争取到更多发言权。