做事俐落的人靠SOP，做事拖拉的人靠经验
有些工作三天两头就会做一次，有些工作可能只有每年特定时期才会做，如果能准备好「SOP」与「检核表」之类的资料，并妥善运用，工作速度就能更快丶做得更正确，出的错也更少。
「SOP」主要写明工作的顺序。有了它，做事就能毫不迟疑丶进展顺利。「检核表」则是在工作完成前，用来检查工作内容，确认有没有错误或遗漏。
你也可以将SOP与检查表结合在一起，也就是按工作顺序设计的检核表。
刚开始制作SOP或检核表的时候真的非常麻烦，很容易让人觉得：「反正每年也就做一次，今年做得好，明年一定也做得好。」不过完全不是这麽一回事。只要做好这两份资料，就可以用上大半辈子（当然，维护修改还是需要的），所以请务必制作完成。尤其是一年只做一次的事情，要完全靠记忆回想起执行顺序，可说是难如登天；不过只要有SOP与检核表，自然就不需要靠「回想」了。这麽一来，既能马上动手，又不需要烦恼顺序前後，做起事来自然快又顺。
接下来为大家具体说明一下做法，先从SOP开始。
首先，在进行某项工作前，请打开Excel档案（当然也可以用手写）；接着一边处理，一边将顺序详细记录下来。
至於写法，只要看得懂就行了。内容不用太过详尽，不过要能让别人看得懂丶让後来看到的人能跟着照做就行了。
接着是检核表。同样先打开Excel档案，每个步骤做完的时候就列出检查项目。这些列举项目必须是「工作正确结束的条件」，例如「○○与△△的数字一致」。而每一项都要加上可以打勾的方块「□」。
SOP与检核表不仅在自己的工作中可以派上用场，交接时也非常有用。
「交接」的结果常常会受到交接者的理解程度影响，使得工作很难一次就交接完成，所以才要先做SOP书与检核表，需要时就能派得上用场。
有一位税务士前辈Y先生，他非常懂得运用SOP与检核表。Y先生将大量工作委外发包，而接案者只要利用Y先生制作的SOP与检核表，就能顺利进行工作，拿出好成果。
如果不用SOP与检核表，每次都靠直觉与记忆做事，那麽就要常常花时间回想相关细节，却很可能搞错或遗漏，事情自然做不好，结果又要花更多时间。这就成了典型的「做事拖拉的人」。
制作SOP和检核表是一件有点麻烦的事，但请务必把它们做好，并实际运用，成为「做事俐落的人」。
◆做事俐落的人，重视「重要但不紧急的工作」！
做事俐落的人会做不急的事，做事拖拉的人总是以紧急的事优先
你手边有许多他人交办的工作丶还没进行的工作，以及自己想做的工作。让我们想想：这些事情该怎麽排出轻重缓急的顺序呢？
我想各位都听过一个方法，按照工作的重要性与急迫性分成四个象限，把工作分为以下四类：
一丶重要而紧急的工作 二丶重要但不紧急的工作
三丶不重要但紧急的工作 四丶不重要也不紧急的工作
区分「紧不紧急」并没有想像中困难。因为每个人都知道，紧急与否取决於是否有期限，或者对後续工作的影响程度。
重点在於如何区分「重不重要」。
每个人区分的方式都不同，而我重视的是对未来的影响。也就是说，我认为对未来有正面影响的工作就是「重要的工作」，做了对未来也没什麽影响的工作，或者只会影响现在的工作，就是「不重要的工作」。
假设你已经把手边的工作分成前面所说的四个类别，应该从哪一类开始做？
优先度最高的是「重要且紧急的工作」，我想大家应该没有异议吧。既然这件事情又重要又急迫，那麽不做不行。但其实这种工作很少出现。
第二优先的是什麽？从这里就能分辨出「做事俐落的人」与「做事拖拉的人」。
「重要但不紧急迫的工作」，排在「不重要但紧急迫的工作」之前。自从我开始注意这点之後，工作不但更顺手，处理速度也加快了不少。
「不重要但紧急的工作」其实不少，我想大部份都是上司丶客户，或者其他地位高於你的人所交办的工作。
这种工作总是接二连三，就像打球一样，去了又来，来了又去。如果你只知道做这些事情，而且乐在其中，就不可能去处理「重要但不紧急的工作」，对未来也毫无助益。既然对未来毫无助益，无论做多少，都不可能学会新技能。
请务必保留时间给「重要但不紧急的工作」。方法就是「预留时段」。例如，事先决定下午一点到三点是「重要但不紧急的工作」的专属时段。如果不这麽做，时间就会被其他不重要的工作抢走。如果懂得保留时间给「重要但不紧急的工作」，未来才能有光明可言。
