追踪进度快丶狠丶准,试试站着开会吧!

开会时,你是坐着或站着?

站着开会(Stand-up meeting)
适合人数:5~10人
所需时间:15分钟以内
适合频率:每日尤佳

坐着开会是再平凡且自然不过的光景,但是,站着开会却能透过身体,协助与会者掌握时间丶更快速地达成会议目的。根据密苏里大学(University of Missouri-Columbia)商学院教授艾伦·布鲁顿(Allen Bluedorn)的研究指出,坐着开会虽然舒适,但也可能让与会者忽略时间的流逝丶拖慢会议效率,因而平均比站着开会多用上34%的时间;而且,坐着开会所得到的决策品质,和站着开会相差无几。也就是说,一个站立会议只要花10分钟就能解决的问题,一旦让所有成员坐下来,就必须花上44分钟,才能得到同样的结果。

但是,因应与会者的体力与精神,站立会议也有其限制。

1990年代窜起的软体开发方法──敏捷软体开发(Agile software development),是第一个将站立会议原则化丶方法化的实作理论。根据敏捷开发中「每日站立会议」(Daily Stand-up Meeting)的原则,站立会议主要被用来追踪个人进度,每天必须在同一地点丶同一时间内举行,并尽量控制在15分钟内结束。

与会者依照参与程度,被区分为「猪」(实际执行者)与「鸡」(相关人士),只有「猪」可以在会议中发言;而在会中,所有的「猪」都必须回答3个问题:昨天做了什麽?从今天到明天开会前,打算做什麽?目前在执行上,遇到哪些困难?

由於站立会议只适用於简单的进度追踪,所以一次只限一个人发言,相关细节也必须留待会後私下讨论,才能达成快丶狠丶准的高效率原则。

DOs
即使有成员迟到,也要准时开始。
开会时间愈早愈好,当作一天的开始。
在记录团队工作状况的白板旁开会。

DON’Ts
人数勿超过10人丶时间勿超过15分钟。
不要在会中处理问题,留待会後。
不要在会中作笔记,专心聆听。