1.协调人和记录员
增加开会效率的绝佳方法是：每次开会都确实有人负责会议的架构丶流程和成果。我们发现协调人和记录员格外有帮助。协调人负责确保会议的进行，落实众人同意的会议形式和会议规则，在对话离题时打断，留意是否有谁需发言或让步，甚至在主管违反规则时出声提醒。
记录员负责从头到尾记下整场会议的动议和讨论结果，可以用数位看板丶实时文件或工作管理员程式等。首先，你要替每场定期会议选出协调人和记录员，让他们有挥洒的空间。隔九十天之类，选出下一任协调人和记录员。一次次进行，直到每个人轮过一遍。
2.会议暂停
有时厘清混乱的唯一之道是暂停。与其想照现有节奏把所有未完成的会议塞进时间表，不如看看能否取消下两周的所有会议。这乍看不可能，甚至不负责任，但确实做得到。
我们公司指导的某个领导团队每周平均开会四十五小时，行事历长得像是快输掉的俄罗斯方块，於是我们设法暂停所有定期会议，希望他们回答几个问题：我们错失了什麽？我们需要什麽是从非正式互动里得不到的？根据他们的回答，我们逐一修改会议的节奏，确保每场会议有清楚的目标与相称的架构。
我们根据意见回馈，反覆微调会议形式，让会议能行得通，删掉不需要的检讨部分，废除跨功能的一对一来回协商管道，至於没人记得最初召开原因的长年定期会议也省下了。每周平均的开会时间原本是四十五小时，现在降为十八小时。如果你被会议压得喘不过气来，不妨先把会议停掉，检视现有会议和所需会议的差别。
3.回顾会议
若论哪种会议最宝贵却少见，大概是回顾会议。回顾是让团队得以暂停丶留意和学习。回顾会议可以是在工作有大幅进展之後，或最好是定期举行，团队花一或两小时齐聚一堂，分享各自对这段期间的心得与感想。
目标很简单：下次要做得更好。回顾会议有各种形式，简单也好（按专案的时间列出高点和低点），复杂也行（喜欢之处丶学习之处丶缺乏之处和期盼之处）。哪种回顾会议最好？答案是，有落实最好。通常，多数团队留不出什麽时间给回顾会议，急着想做下一件事，所以你需要确保团队定期好好回顾与学习。
此外，重点是大家要能畅所欲言，否则如果有话却不敢讲，回顾会议的价值就大打折扣。
4.开会措施
虽然大多数公司少开点会比较好，但许多公司也从扩充会议架构的类型得益。多数会议乱七八糟，东跳西跳，一下子是有人讲得落落长，一下子要做决定，一下子提出点子，一下子开起玩笑，简直听任兴之所至。
不过你可以花些时间加进经过验证的开会措施，结合会议架构，以利流程顺畅丶决策制定丶意见提出，还有脑力激荡等等。下面是几个让我们公司获益匪浅的开会措施：
由大家发言开场。以一个提问展开会议，让大家彼此热络，人人开口发言。常见的问题如：大家在想什麽？大家有什麽期待？大家承担过最大的风险是什麽？
轮流发言和参与。当要务是速度和参与，我们让每个人轮流有一次机会提问丶回馈意见丶同意别人或说明新状况，依会议类别而定。其他人洗耳恭听，静候轮到自己。
当场设定议程。我们不会先预测明天或下周最重要的事情，而是等会议实际召开後，再选出重要的主题。如果哪个主题没谈到，不必保留，要是下次开会时有人仍觉得重要就再提出来。
