记得这5个撇步提升工作效率!

1.每周上班前就做好工作计画
不论同事或上司,都不喜欢效率低丶缺乏组织能力的人处於自己的团队里。尤其谈生意时,每分每秒都是关键,倘若一个刹那没准备好,很可能商业合作的机会就从指缝边溜走,损失之大!因此,建议在每周上工前,就把一周工作计画列出明确项目。

事前将一周工作计画拟定好,就像暖身操一样,透过这个动作,可以再上工前就活络脑筋,让自己更清楚待办事项有哪些,其中哪些必须优先解决,哪些不是那麽急迫,再更进一步进行完整规划。而规划出来以後,倘若遇上脑筋混沌时,瞥一眼工作计划,跟着下一步走,心里或许就能踏实许多,工作起来也就能增加效率了。

2.规划收发E-mail的时段
E-mail的讯息通知,往往使我们容易分心,很多人在收到通知後,总忍不住点开回覆,而暂缓了手边事务。等到发信完毕,回头想重新投入既有工作时,还得再花上一点时间才能进入状况,重拾专注力,大幅降低了工作效率,也难怪常常躲不掉加班的命运。

因此,规定自己只能在某几个特定时段,专心收发e-mail,其馀时间严格规定自己不能理会突如其来的信件,是提升专注力与工作效率的第一步。养成固定时间收发信件的习惯,也能让大脑运作较为清晰,进而帮助我们活络思绪。

3.关掉手机通知
不仅E-mail讯息,各种手机通知也是降低工作效率的元凶之一。相信许多人都有这样的经验,手边事务处理到一半,手机萤幕突然亮了一下,通讯软体的讯息通知映入眼帘,可能是三五好友的哈拉,或是某个网站商城最新的促销通知,都会让人忍不住分神,手痒点开讯息看看究竟发生什麽事。

而有些自制力稍微好一点的人,会不断克制自己点开APP通知,但一见萤幕一亮,就忍不住想:「是XXX传来的讯息吗?」丶「是XXX的限时优惠通知吗」丶「会不会是客户的紧急讯息?」各种繁乱思想瞬间占据脑袋,又怎能够集中精神,处理眼前的工作呢?

因此,上工以後,就把手机通知关闭,将注意力回归到手边工作吧!如果担心这麽做会错失重要或紧急的事,就请事先告知客户,或身边朋友,若有急事,请以电话联络,就不用担心错过重要的事情了。

4.别把行程塞得满满的
尽管规划在缜密,所谓「计划总感不上变化」,难免会有突发状况的产生。因此,排设每日行程时,切勿将每个时段的行程塞得满满的,不仅可能导致压力过大,遇上难以避免的突发状况时,也会面临没有时间处理,导致问题延宕解决的状况。

人是需要弹性时间的,长期处於时间紧绷的状态,容易导致生理紧绷,久了便会出现「倦怠」的状况,失去工作动力,又怎能提升工作效率呢?因此,替自己预留一些空白时间,反而能增加工作动力与效率。

5.适度休息很重要
「适度休息有助於提振精神,增加工作效率」这个观念已是老生常谈,虽是众所皆知的道理,要实际做到却是难上加难。

若发现自己无法完全从工作中抽离,那先花个几分钟沉淀一下,问问自己:「我的初衷是什麽?每天忙得昏天暗地,真的得到了当初渴望的成效吗?」好好跟自己对话一番,或许有助於说服自己放慢脚步,好好休息。

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