高效时间管理,职场工作者该学的4堂时间管理课!

一丶节省会议时间
对於主管而言,开会是件相当痛苦的事,因为开会不但会占去很多时间,且会让主管中断正在进行的工作。透过以下三个方式可以节省会议的时间,让主管可以用高效率完成会议,增加处理其他重要事务的时间:

1.会前设定明确的会议时程:

透过让与会者清楚知道开会的流程及内容,可以让与会者更快速地进入会议的主题,有助於加速会议的进行。

2.会议中定期确认时间:

很多时候会议时间会冗长的原因,在於大家讨论的主题失焦。透过定期确认时间,可以让大家了解花在讨论同一个主题的时间有多少?是不是讨论太久了?藉此让他们适时把讨论的主题拉回来,并聚焦於真正需要讨论的事物上面。

3.会议结束前,告诉下一步大家需要做的事:

有时候因为会议中讨论的主题过多或时间过长,结束後会让人不清楚究竟这个会议的主轴是什麽,主管若透过会议结束前的小总结,将大家在会议中讨论出来的结果,化为大家应该做的下一步,可以让这个会议的效果发挥到最大,也避免之後得要再次开会或是重复询问的情况发生

二丶适当的分配工作给部属
主管每天要处理相当多的事情,但其中有些可以试着分配给部属做,虽然部属可能不会一次就把被分配的工作做到完美,但透过这样的训练,不但可以提升部属的工作能力,对於主管而言,也可以减少花在并非只有主管才能做的事情上。对於主管而言,要提升自己工作的价值,必须要「做只有主管才能做的事」而不属於这样性质的工作,就可以试着找适合的部属帮忙,藉此可以让团队的价值更加提升。

三丶一次专注在一件事
对於主管而言,同时要监控多项专案是件难以避免的事,但也因为这样,有时会发生在开A会时,却想着B专案的内容。但这是相当没有效率的行为。以专案为例:「我手上有两个相当不同的专案,一个是关於教育,一个是关於高科技。为了避免发生两个专案相冲突的状况,我会刻意将两个讨论的时间分开,一个在早上,一个在下午,可以避免思绪上的难以转换。」透过时间的安排,让自己一次可以专注在一件事,可以提升主管工作的效率

四丶跟随生理时钟
每个人都有适合自己的工作时间,透过跟随自己的生理时间分配工作,能够提升工作效率。

举例来说,有些人在早上精神会特别好,对於这样的人而言,早上就尽量安排一些需要动脑思考的工作,会议或是行政事务就尽量避免这个时段;而当精神比较没有那麽好的时候,可以多处理一些文书或是比较制式化的工作;若真的精神不济时,试着阖眼小憩一会,根据国际睡眠基金会(National Sleep Foundation)的报导指出,20到30分钟的午睡,能够提升工作效率以及减少失误。

透过跟随自己的生理时钟,可以让主管的工作效率更为提升,有更多时间可以做其他事并提升工作上的表现。