1. 回顾一周的工作成果
每个星期五下午，在你收拾办公桌准备好好放假之前，请先回顾自己这一周完成了那些待办事项或工作，并确认没有其他遗漏的部分。如果有尚未完成的工作丶临时被取消的会议或是还没打出去的电话，请记录下来并尽量在下一周一开始的时候及早完成。而如果有些事情已经被不断拖延，或是因故无法完成，你可以选择交给下属办理或请同事协助，而如果这件事其实不太重要的话，不如就取消它吧！
2. 将重要的计画或目标加入行事历
若你手上有重要的专案计划或长期目标，请选在每周五下午回顾这一周的进展，除了让你能够制定下周的预定进度，你也能在时间表上空出时间去完成那些工作，让你能一步步更接近自己的目标。但切记，请将大方向的目标切割成一个个可实际完成并看见成效的任务，例如「更新网页」是个过於抽象的概念，但「更改网站介绍」丶「寻找能放在首页的新图片」就是可确认完成度的具体目标。
3. 预先做好准备
通常在下一周到来之前，主管或同事就会预先规划好要开会的时间，而你不只应该把这些已确认的行程加入行事历，你也应该在时间表上空出时间，预先为这场会议做准备，无论是整理相关文件丶阅读有关资讯或是做报告，都能让你在会议到来之前不会手忙脚乱，甚至毫无准备就上场。甚至，如果在会议中会受到主管临时交派其他事项，你还可以预先空出会议後的一小时来重新规划你的行事历。
4. 确认你的待办事项清单
这些待办事项清单可能包括主管交派事项丶同事请你协助的事务，或是客户的来电，但Tracey Gritz建议把这个步骤放在最後的原因是，你应该先安排好每件事情的优先顺序，先将真正重要的事项或目标作为下周的主要任务，再运用行事历上的剩馀时间去完成其他琐碎项目。但请记得在行事历上至少预留30%的时间作为缓冲，若有不能预期的会议或是工作进度落後的情况发生，你就可以运用这些时间去赶上进度了。
