一丶慎用负面的言语
在指导部属时，有些主管会使用尖锐的语言和刻薄的态度批评员工，强硬表现出长官权威，只要不听指示就是敌人。这种用职位差距来与部属沟通的方式非常不好，部属会担心自己稍微做错事情就会被贬为办公室边缘人，害怕犯错，变成只会照SOP工作的机器人，反而扼杀团队的创意想法，使工作氛围越来越低迷。
因此，在与部属沟通时，尽量避免用到负面的字语和批评他人，使用鼓励态度丶有趣的方式表达，如此会让部属更听进心里。
二丶不避讳分享失败经验
主管或多或少都有在工作上挫败的经验，突如其来的政策改变丶上司临时的限期要求或是工作夥伴不愿意配合等，导致提案无法如期完成丶成效不如预期。若是刻意忽略这些过去，只分享辉煌事迹，部属会觉得学到的知识有限，并觉得主管只是喜欢炫耀而已。
主管若愿意分享过去经验及後续处理方式丶危急时刻如何制定决策丶什麽方法才能有效率解决问题，部属获益更多。
三丶先倾听再沟通
主管要能激发部属最大的潜力，才能使他们在工作上的表现超出预期。因此，主管在协助解决问题时，不是单方面讲述自己的建议和看法，而是要先以开阔的心胸聆听问题，知道他们的痛点在哪里，才能对症下药。
当部属有任何想法时，也要试着倾听他们为什麽会这样思考，不要轻易否定他们的点子，也不能以偏见的心态参与讨论，适当的冲突和辩论才是优质的沟通方法。若是倚老卖老的强迫部署听从自己的建议，可能引起反弹，使工作效率大幅降低。
四丶「快速反应」不等於「回应」
当我们遇到不好的事情时，通常都会采取防御状态尽可能地回避，而当部属遇到困难问题寻求主管协助时，有些主管的第一个反应会是：「自己先做好功课再来问！」或「我现在没空等等再过来。」就草草结束这次的对话，然而，这些不经思索的反应并不是好的回应。
为了建立恰当且有效率的沟通，主管在面对新的问题时，应该要先冷静思考，善用过去的经验做出有条理的逻辑分析。回应是指说能够说出有建设性的言论，适当的跟属讨论丶交流意见，而不是快速的敷衍几句就了事，这样会显得主管没有沟通的意愿。
五丶善用例子做检讨
有些主管会尽量不批评员工的提案，或是不矫正他们行为，担心会造成团队冲突或是相处的气氛不和谐。但是，若是部属真的有需要修改的地方，主管一定要尝试沟通，否则只会让情况恶化。
适时的检讨是必须的，让部属能快速理解哪里要改进丶如何改进，最好的方法就是给予实际的例子，把想法具体化，像是过去前辈如何解决这类型的问题或是生活周遭常常会遇见的难题做融合，并在事後询问部属有没有任何需要厘清的地方，协助他们掌握整体发展。