人才培训公司p.Link 的CEO Gretchen Pisano分享，在工作前先用以下4种问题，来厘清哪些是真正「紧急」的工作，学会排列任务的轻重缓急。
一丶不做这件事以後，有人会注意到吗？
有些任务看似重要丶急迫，实质上却并非如此。一间规模庞大的公司，其行政团队订下每周一次的集体例会，让每个部门报告各自的进度与决策等等，认为这样能节省许多时间掌握最新近况。不过像这样的大型会议，不仅每次要花费大约两小时的时间，有些主题也常因讨论不出结果而延缓至下周。随後公司高层默默解散了这项会议，直到事隔数周，才有人询问为何这麽做。
有时候人会以主观判断一件事的重要性，但这也许对集体利益无任何帮助，甚至占用了不少时间，却无法有效达到实行目的。这时不妨问问自己：假如我停止去做之後，是否有人会注意到？如果答案是否定的，那这件事的必要性，恐怕没有你想像中得高。
二丶完成任务的期限到底为何时？
懂得遵守任务的截止时间是一个好习惯，但有时候我们会忘了「真正的期限」究竟是何时。当接获一项新的任务时，如果常本能地想尽快解决它，反而会捣乱原先安排好该完成的代办事项，让自己变得手忙脚乱。
学会把手边的事务排列优先顺序，可以依照程度分成三类：紧急的丶时间弹性的丶非必要的，才能更清楚知道自己现在最该做的是哪件事。要是没有明确的时间规划，就会错把所有事都当成急迫性的任务，或者浪费宝贵时间在非必要的事上面。
三丶做这件事是否为了拖延时间？
有时候是否会感觉已经工作很长一段时间，却不晓得自己到底都做了些什麽？Pisano提到，当一天工作时间越长，就越会塞满无关紧要的事来虚耗时光。有些人会认为时间看似还很充裕，决定先处理其他较感兴趣的琐事，或是想稍作休息丶做些别的事让自己分心，导致正事积欠到最後才火烧屁股。每天有规律作息表的人，会懂得分配一天的工作进度，并优先处理今日待办任务，才不会被其他外务干扰，也较能掌握时间规划。
四丶这只是例行事务丶还是有挑战性的任务？
我们经常会趋於选择做自己擅长的工作，专业分工对企业的组织规划本身也是有助的。但在当今快速变迁的社会中，若没有适时增进个人能力的话，就会像缺乏定期进场保养的车，最後只能报废处理。
懂得策略性思考丶培养与时俱进的技能，是职场上不可或缺的条件。试着在工作时挪用20%的时间（不用太多），训练自己用跟以往不同的工作模式，避免因每天循环工作所养成的习惯导致脑袋僵化。把握原先即拥有的能力，再实验以新的工具丶方法来提升自我，譬如学习新软体丶或者尝试不同的因应客户之道，冲击更多工作创意，对发展长期事业也有正面影响。