企画提案的决胜关键!能用「直指人心的一句话」说出来吗?

Image至今见过所有造成轰动的好企画,全都是「一句定胜负」,「更正确地说,就是要让人『一句话就看得见想像画面』,这是唯一的诀窍。」

而其中关键的原因在於「一句话」拥有的5S特质:

1.Short(简短):
「不管你认为你做不做得到,你都是正确的。」(Whether you think you can, or you think you can’t–you’re right.)这是汽车大王亨利·福特(Henry Ford)的名言,但如果福特把这句话说成:「从一开始你就想着自己一定做不到,那你就会失败。想着自己一定会成功的人,就能达成心愿。所以,不管你认为你做不做得到,结局都是如你所想的。换句话说,无论你最初是怎麽想的,你都是正确的。」哪一段话比较触动你的心呢?

正因为一句话将一个含括许多涵义的想法,浓缩在一句简短的文字中,语言才因此变得动人。因此一句话要简短到强而有力,文字至少要在22字以内,用说的也要能在10秒内说完,才称得上Short。

2.Simple(简约):
一个好的创意,就算包含复杂的要素,也一定能归纳到极精简的程度,想出一个简约有力的中心思想;反之,如果一个创意无法浓缩成「看得见的一句话」,就代表这个创意还钻研得不够透彻。

3.Sharp(锋利):
将创意不断提炼丶不断琢磨,最後形成一句话,就像是一把磨得非常锋利的刀子,不但闪闪发亮,还能一刀直入对方心坎。

这里的「直入心坎」,指的是「具有震撼力」。执行企画通常需动员他人力量共同完成,假使一个创意没有趋使他人行动的震撼力丶无法在对方脑中留下深刻印象的话,那是动员不了任何人力或财力的。

4.See(看得见):
虽然用see这个字,但指的不是要在企画案中附上大量图片,也不是要在简报时秀出影像,而是如同一开始所言,用一句话就让对方脑海中浮现画面。

有画面的构想,有助听者想像企画案实现实的样貌,继而提升其对内容的期待感,企画案也更有机会过关。

5.Share(共享):
一句话的「共享」特性有助企画参与者更了解构想,在各自负责的领域中贯彻执行。

以任天堂推出的游戏机Wii为例,开发团队当时想出的关键一句话为「让全家人都拿起来玩的电玩」。而相关人员也在以此为共通语言的前提下,各自发展业务内容:技术开发人员因此从「提高游戏机性能」转念成「要制作出操作简易的游戏机」,而将电玩把手改成遥控器;宣传人员则思索:「如果是全家人都拿起来玩的话,那广告就拍成三代同堂一起玩的欢乐气氛」;文案写手也由此发想:「与其说是游戏机,不如说是一种家电用品,那就把文案写成『有Wii相伴的新生活』吧!」

一个国家的败亡,都是「奸臣」的错?隋炀帝杨广的领导故事

Image随着隋炀帝杨广对虞世基的信任日深,隋王朝的政治与经济日益崩坏。司马光评论,隋炀帝杨广的败亡,都是封德彝的所作所为造成的。我想试着从「内隐追随理论」(Implicit Followership Theory,简称IFT),来解释司马光的评论中肯吗?

追随者会揣摩讨好上意,做出不同的追随行为
所谓内隐追随理论,是指人们心目中「『有效』的追随者应该是什麽样子」的一种概念化问题,隐含着领导者(或追随者)对於追随者个人的特质和行为的期望和假设。换句话说,IFT是在解释:个人心目中「有效」或「优秀」的追随者应具备哪些条件的理论。

近来有学者认为,除了「有效」追随者的条件之外,应该也要包括「无效」追随者的标准。而且在现实中,领导者往往会拿追随者的「实际表现」和他「心目中的标准」进行比较,进而给予追随者正面或负面的评价。

当追随者的表现与领导者心目中对於「主动追随者」的标准相匹配或一致时,领导者就会对追随者的主动性有更高的评价。相反地,当追随者的表现与领导者心目中「主动追随者」的标准不匹配或不一致时,领导者便会对追随者的主动性有很负面的评价。

同样地,如果领导者心目中认为优秀追随者要能长袖善舞丶口才便给丶善於揣摩上意,他们就会给予老实木讷的追随者很负面的评价。因此,为了符合领导者的期望或降低与领导者的冲突,追随者就会运用策略来改变行为,像是更主动或开始揣摩上意,而这些行为又会反过来正向丶或负向地影响领导者的行为及表现。

拍马屁丶阿谀奉承的部属,是领导者的偏好造成的?
回到前述历史记载,何以虞世基敢在杨广面前,毫无根据地驳斥和指责一位忠心耿耿丶冒死前来禀报军情的官员?他又为什麽敢毫无顾忌地让他的亲朋好友公开收受贿络丶卖官卖爵?又何以封德彝胆敢破坏公文流程丶操弄赏罚的规矩?

杨广和虞世基心里可能都认为,优秀的部属应该要能揣摩上意丶阿谀奉承,为主子分担解忧,因此当两人以阿谀奉承的手段,各为其主子分担解忧时,他们的行为应该与其主子心目中优秀追随者的标准是相匹配的,自然都可以得到主子更高的评价和信任。

试想,如果杨广和虞世基心目中优秀追随者的标准是对上不拍马屁丶不阿谀逢承丶敢於冒犯长官而提出谏言丶奉公守法丶忠於职守,封德彝可能就不会做出那麽严重的破坏体制丶谄媚奉承的行为。

因此,司马光说隋朝的国力日益衰败,是封德彝的所作所为造成的,从IFT的这个角度来看,这个说法是不太正确的。显然地,杨广才是主凶。

部属自行定义的追随行为,也会影响领导者的决策
从另一方面来看,领导者的绩效表现不但受个人领导力的影响,也会受到追随者的「追随力」影响。过去在学术与实务上,焦点都放在领导者身上,几乎把追随者的角色给忽略了,但事实上,追随者在领导者的领导过程中,扮演着远超过我们想像的重要角色。

追随者应有的理想行为和特质,既可以从领导者的角度来看,也可以由追随者自己来定义或决定。上述封德彝的追随表现,即使不是他想去满足虞世基或杨广的期待,封德彝仍然有可能自我定义追随者的理想行为(如揣摩上意丶谄媚奉承),以操弄或影响其主子的领导行为和决策。如果从这个角度来看,司马光对於封德彝的评论,似乎也有理论上的正确性。

现代的组织,追随者的角色与影响力已愈来愈重要。无论组织绩效好或不好,单单归功或归责於幕前的领导者可能已不再正确,因为幕後可能还有影响领导者在台上表现的「导演们」,他们叫追随者

工作不是没底线!就算是老板的要求,这种事也千万不要做

Image不管职位有多高,涉及的机密有多麽核心,我们的工作并不是没有底线。这底线很清楚就是不做违法的事。

以下是一个真实的案例:有一个科技公司的工程师,他涉嫌盗用其他公司的软体到自己研发的产品。软体被盗用的公司发起诉讼,检调人员在这个工程师的办公桌上搜到被盗用公司的原始软体资料,於是罪证确凿,这个公司和这位工程师都被起诉了。

这个工程师盗用的软体是应用的公司的产品上,不管动机如何,但是公司也是受益者。当时管理阶层有人提议,是否需要公司出资帮这位工程师聘请律师,以便掌握和引导这个工程师,不要做出不利於公司的说词(听起来是个光明正大的理由,其实是其他同仁想帮这位工程师)。

老板明确的答覆:「我不会这样做。首先,我不知道他去盗用别家的软体资料。再者,如果由公司出资帮他聘请律师,就暗示他的行为是公司事先知道的,甚至可能被怀疑是公司指使他这样做的,公司不可以做这样的事情」。

站在公司利益的立场,没有人可以质疑老板这样的决定。於是这个工程师就这样被辞退工作,自己一个人面对所有的法律问题。

违法是风险无法预估的行为
所有的商业行为,无非是低买高卖,在有限的条件里,设法追求最大的利润。如果有一种商业行为,我们的利益(利润)是可以预估的,但是後面的风险无法预估;这个风险可能让我们船过水无痕,也可能让我们全盘皆输。那麽任何一个理性的人,除非是在不得已情况下才铤而走险,否则都不会选择要做这个生意。

这种风险无法预估的事,最简单的例子就是违法的事。对於违法的事,让我们有机会付出比竞争者更便宜的代价,偷到更大的好处。也有可能违法的事,被发现了,把公司或者个人陷入一个代价无法预估永无翻身的境地。

所以「违法」是企业主经营事业的一条不可跨越的红线;而这也应该是员工在工作时的一条底线。所以我们可以说,不管多大的诱惑,不从事违法的事,是企业主与员工共同的底线。

企业主与员工的共同底线
作为企业主,你不会允许你的员工背着你去做违法的决定或违法的事,因为你是企业的最後负责人(就像杜鲁门总统办公桌上的牌子「所有问题到此为止」)。违法的事,风险无法预估。这种风险无法预估的决定,你不会允许你的员工蒙蔽了你,也不会让他们欺骗了你,因为最後你要为这个不是你做的决定负起所有的责任。

作为一个员工,就算你认为这是有利於公司发展,你也不可以作违法的决定,因为你不知道这样的决定,会对公司造成多大的潜在风险。而且,一旦有了法律责任,你也不知道企业主是否有意愿,或者能够保护你到什麽程度。因为如果你私自做了违法的事,你个人必须来承担所有的後果,企业主没有道理去保护一个对公司造成伤害的人。

如果是企业主要求或暗示你做这种决定,作为员工,你必须明白,如果出了事,企业主为了保护公司,很大的可能会让你自己独自承担违法的责任。这是企业主很自然会做的决定。你没有必要为了一份工作,或者自己以为的前程,赌上自己所有的未来。

当员工做了违法的事爆出来的时候,企业主一般会否认自己知道任何事。他们会说,他不可能知道公司的每一件事。可是,这是极不可能的;公司可能会亏钱,员工可能会偷懒,这些企业主都可以容忍,因为风险在控制范围内。真实的世界里没有老板会允许员工在公司里在做违法的事。所以当你听到,企业主在说他不知道公司有违法的行为时,那他已经是在推卸责任了。

我们几乎可以假定的说,如果一个企业有了违法的事,企业主一定知道或者被告知了有关於公司违法的行为。事实上,几乎所有违法的决定都是老板做的,就算不是老板的主意,也是老板自己经手的。因为没有员工可以自作主张去做违法的事;或者可以说没有员工可以做这样的决定,

就在不久之前,有一个事业版图横跨建筑丶营造丶寿险的数家上市公司的大老板,自己用行李箱带着现金行贿官员被抓个正着。因为这位企业主知道,这种违法的事,他不想留下任何证据,所以用现金;他不想留下把柄给任何人,所以不把这件事交给任何一位员工去执行。这才是真实世界会发生的事。

光明正大的追求财富名声
对员工来讲,摆脱这种风险无法预估的事,最好途径是,当你被暗示要去从事违法的工作时,就立刻要下定决心离开这个公司吧,因为想安心过日子的人,在这公司是不会有前途的。不妨回想一下你看过的黑帮电影,那些人不管是出於恐惧丶贪婪丶或者野心,不愿同流合污就会被排挤的人的下场,就会明白,离开这个环境,才能安稳过日子。

不管这个世界是否肮脏,不管这个社会有无堕落,我们都应该清楚;或许,我们改变不了整个社会,但那不重要。重要的是,这个社会每一个人还是可以按照自己的能力,做自己最喜欢做的事情,每个人都可以有自己的人生,也有能力坚守自己的基本底线,用光明正大的态度追求财富声名。

最後,我们彼此警惕,不管职位多高丶不管诱惑多大;作为一名员工,可以疲惫不堪,可以牺牲尊严,可以低薪低酬,但是绝不帮企业做违法的事;作为经理人,不能让公司逼迫你做非法的决定或非法的行为,因为没有公司会保护违法的人,即使你可能是接收到指示才去从事的行为。作为一个企业主,也必须非常清楚的禁止你的员工做非法的决定,或是非法的行为,因为企业很可能要为员工非法行为负最後责任。

违法的事,对企业丶对员工都是代价无法预估的事。所以,不做违法的事,是企业主与经理人工作共同的底线。

15种思考角度,让你不再搞错工作重点!

Image总是搞不清楚「为什麽结果会是这样?」的工作者,其实是因为搞错重点,才会做出错误的判断,还很容易被上司误以为「没在思考」。其实,这样的人只要「在行动前多思考5秒」,也许九成工作都得以顺利推行。「努力解决所有事」的想法是错误的,因为「成就感」和「成果」是两回事;极端一点来说,甚至只要选择最重要的两成任务,就能做出十分的成绩。

想厘清自己有没有把握工作重点,可以问自己这15个问题,做好事前评估,才不会白费力气。

「优先顺位」→思考「是不是真的该从这里下手?」
「问题发现力」→思考「这样真的能解决问题吗?」
「体谅力」→思考「对方有什麽想法?」
「自我分析力」→思考「为什麽被斥责?」
「确认力」→思考「这样真的没问题吗?」
「创造力」→思考「这样真的最有效率吗?」
「洞察力」→思考「下一步会如何发展?」
「当事者意识」→思考「对方寻求的是什麽?」
「对策定案力」→思考「没有其他方法了吗?」
「组织活用力」→思考「该问谁的意见呢?」
「流程计画力」→思考「工作是否持续运作?」
「课题形成力」→思考「真正的原因是什麽?」
「目标设定力」→思考「终点在哪里?」
「重整力」→思考「回到出发点吧?」
「逆推力」→思考「逆推回来会是怎样?」

提离职时,主管会有的5种反应!职场专家教你聪明应对

Smartphone提出辞职後,面对主管五种不同反应时可以做出的对策,让自己与旧公司可以微笑道别,迎向更广阔的人生道路。

反应1:用更棒的条件挽留你
这个反应有好有坏,除了代表主管相当重视自己,才愿意开出加薪或晋升的条件,希望你可以留下来。但这也会让自己陷入矛盾的状况,因为现在的你拥有更想做的工作或追求的目标。

如果你是高阶主管或经理人,可以回推为什麽主管会开出这些条件。大部份原因会是考量到这些位置难以快速被取代,或者具备相当专业的知识,所以就公司角度而言,利用一些具诱惑性的条件将你留下来,总比还要花费成本找人来得有效益。

如果你只是基层职员或小主管,职务替代性较高,一般来说,主管不会拥有太多讨价还价的空间,较有可能是真的重视你这个人而决定挽留你。

应对策略:
面对巨大的现实诱惑,以及现有的舒适圈,最好方法是厘清并确定自己转职的立场为何?考量到自身的职业目标丶对於现况的工作满意度以及未来新角色所能提供的机会,进行损益评估,提出重点说服主管让自己追求更远大的目标。

反应2:希望你能为公司着想
在这种情况下,你不一定会得到加薪或晋升,但老板会希望基於人情道义能够再留下来一段时间,让公司找到新的人或业务能够顺利交接。

这个反应背後原因代表两项可能的原因:第一,现有工作相当具有专业性,业务交接需要有一定时间克服难度。第二,目前公司业务现况正处於忙碌的状态,为了避免发生意外状况,而希望由谙熟此项工作的人能够继续应付。

应对策略:
如果已经找到新工作,并且已经和新公司谈好报到时间,请练习坚持你的立场,向主管说明自己的为难之。但也须预留协助交接的期间,在一定的时间帮助公司的营运顺利,别让主管太难看。

如果还没找到新工作,或者与新公司还没谈好开始时间,可以评估自己的极限,尽力协助交接或训练新人,但不要超过三个月。

反应3:要你马上走人
这也许是最可怕的反应。原本还预留两个星期准备工作交接,却立刻被老板轰出办公室大门。

这种情况在某些行业很常出现,尤其是如果接下来的雇主是公司的主要竞争对手,因此更需要作出相对应的准备。首先先了解过往老板或主管如何处理员工离职,如果看到主管在面对员工辞职信的反应是较为情绪化,或会弄到团队皆知,而你将成为下一个的机率将会大大提升。

应对策略:
在这种情况下,最好的选择就是咬紧牙根接受它,并确保自己在主管打开辞职信的同时,已经收拾好个人相关物品以及自己在职期间所友好的同事丶客户联络资讯,以优雅的态度面对主管的疾言厉色,以顺利离开主管办公室为原则。

反应4:面露不悦却什麽话也没讲
尽管老板并没有像第三点一样让你难堪,并不代表他就会欣然接受你的辞职。

通常他会以简短的回覆,例如「谢谢你让我知道」,让辞职者安然离开办公室,但坏事才在後头,接下来两星期的工作交接期,将使出各式各样难搞的手段,让交接难以进行,或摆臭脸两星期给你看。

应对策略:
在这种情况下,所有你能做的就是礼貌地递出辞职信,并且以更为积极的态度处理工作交接,减少下位工作负责人的负担。在这两个星期中,主管对於你的消息,通常都不会有什麽反应,连带着工作环境都会对你不友善,但为了自己的未来着想,以及被认为过河拆桥,想办法把事情做得更好才不会落人口实。

反应5:真诚祝福你
这当然是每个转职者最希望遇到的状况,老板会对於员工追求更远大的理想而感到开心,并且希望员工早日完成自己的梦想,如果遇到时,先在心里感谢上天吧!

应对策略:
此时你需要做的就是微笑着说:「谢谢你的支持!」,主动表达自己的感谢以及感恩上司过往的栽培,并强调自己会完成交接工作,将让主管留下更加分的印象,在未来的职涯有机会得到帮助。

拢络人心,也可以如此轻松简单!

Image你是否怀有以下的愿望呢?

1.希望自由自在地操纵人心。

2.想要知道达成梦想最近丶最轻松的捷径。

虽然心中怀抱着梦想,为数不少的人却总在现实中遭遇挫折丶半途而废。事实上,只要能实践「操纵人心力」和「实现梦想力」的各项技巧,就可以有效提升人际关系丶达成梦想,让你的人生更加幸福美满!

「拜托对方帮自己的忙」,就能缩短彼此的距离

想要抓住别人的心,一般人大多认为自己帮对方做点事情是最好的方法。不过,比这更有效的方法是请对方帮自己的忙。

请别人帮自己做事,也就是增加对方的负担,我们常会认为「给别人添麻烦就不好了」,因而尽量避免。可是,给对方增加负担,其实蕴含着「我想和你拥有特别的关系」的讯息。

其实,自己想着「给别人添麻烦就不好了」的心中,还暗藏着不想赋予对方优越感的心理,这样将无法增进彼此的关系。请对方帮自己做些事情,就是你比对方「居下位」,承认对方的地位比自己优越。

受人之托,当事人心中还会起另一项作用。因为「帮助他人」其实是吃亏的行为,这会产生「认知不协调」的不愉悦状态。此时,当事人就会以「自己帮助他,是因为我喜欢这个人」来合理化自己吃亏的行为,以解除矛盾的心理状态。

不过,求人帮忙理应避免造成对方太大的负担。拜托对方擅长的领域丶比较简单可以完成的事,才是建立人际关系的最佳技巧。

藉由大手笔的馈赠,成为对方的「特别之人」

操纵心理的最终目标是让对方认为自己是最重要的人,若能建立稳固的信赖关系,不管是商场上的往来还是自己的社交关系,都能占据绝对有利的位置。

日本战国时代取得天下的丰臣秀吉有「骗徒」之称,他掌握人心的技巧就是「册封不手软」。在讨伐明智光秀的天王山之战,他对愿意和自己站在同一阵线的武将大方馈赠钱财和领地,是胜利的一大主因。

人不会觉得待己亲切的人不好,但若只是普通的亲切或好意,还无法发展成更进一步的感情。若从对方的心态来思考的话,能轻易返还的东西只要下次回报就可以打平了。

为了突破这一点,必须采用感觉到负担的授予法,也就是觉得「对那人真不好意思,将来一定要回报他才行」,而不是以自己为第一优先考量的「打平」。

压倒性以「90:10」为对方付出的心情很重要,要是没有引出对方「那人愿意为我付出这麽多」的感情,将无法获得真正的信赖。商场上的应酬也是同样的道理,有时甚至要适时自掏腰包或接受对方无理的要求。

「强制改变形象」,撤除对方心里的屏障

人心是受到自尊这层坚硬外壳所保护的,若是强硬地想要打开它而刺伤软弱的部位,只会让外壳愈加牢不可破。尤其是对不易接受他人意见或常为小事发脾气的头痛人物,往往一个不小心,就会让彼此的关系变得复杂,甚至难以修复的状态。

这时,有效的方法是利用「心会遵循一惯性的法则」;人都对自己拥有自我的形象,这个「自我形象」如果没有和「行动」符合一致,就会觉得浑身不舒服。所以,若是想要改变某人的行动,不要直接批评丶指责对方,而是试着改变此人心中的自我形象。一旦新的自我形象开始扎根,他就会配合这个形象来改变行为了。

例如,试着对职场上老是不满部属工作表现而发怒的上司说:「你虽然讲话比较严厉,但下指令时都很正确又冷静,真是太好了」。於是,这个「冷静的人」的形象就会成为他新的自我形象,「说话要冷静客观」的想法便抑制了爱发脾气的习惯,变得更容易相处。

受到赞美,人的自尊心就会软化。另外,如果周遭的人提供了更好的自我形象,本人配合这个形象来行动会比较轻松,也是不争的事实。

错就是错,不要为错误找藉口!

Image当一件事情发生错误时,你会如何面对呢?

有些人因错误导致失败了,就会听到这些人说:「都是因为……」。

这些人在发生错误时,把时间和精力放在了寻找藉口上,只想着找到个藉口,把发生错误归咎於藉口,把错误的责任撇清,而忘记了自己应承担的责任,更可怕的是,这些藉口常常是在敷衍别人丶原谅自己的「挡箭牌」。

其实做错事没关系,最怕就是那种不断找藉口,从不寻找事情失败真正的原因,从不寻求解决的方法,一心只想找出各种理由把错误合理化,事情之所以会出错是因为藉口的理由,而不是因为自己的疏忽或无能,把自己应负的责任撇清,好像只要把错误归咎到别人身上或别的事情上,错误的事情就不存在一样,这种不负责任的态度,实在要不得。

发生错误,将错误推诿塞责的举动,不但无助於错误的弭补,通常只会让错再加错,让错误愈演愈烈,甚至於往後同样的事情仍然会发生同样的错误。

事实上不管藉口有多少个丶藉口有多冠冕堂皇,已经发生错误的事实依然存在。不承认错误,或者把责任总是推诿到别人身上,这种态度只会令人更加反感。

成功的人找方法,失败的人找藉口,面对错误发生时,应勇於承认错误,并努力思考改进之道,避免再发生同样的错误,千万不要在发生错误时,还不断的强词辩解,与其找藉口辩解令人反感,不如在发生错误的第一时间就虚心承认错误,并承担发生错误的责任,与其花时间和精力找藉口,不如利用那些时间及精力去修正错误,这样反而会让人宽恕与赢得尊重。

遇到错误,能够承认错误,并找方法解决的人,将必是会成功,而凡事找藉口推脱者,也必定是个失败者!

不要为自己的错误辩解!再美妙的藉口都於事无补,错就是错,不要为错误找藉口。

「要成为成功的管理者,就需要有同理心的管理思维」。

Image每个人看事情的观点丶解释都不一样,身为主管,想要做好管理,除了必须具备能力的「资格」,也要拥有领导的「人格」,只是「许多人常常只专注在完成事情上,过程中忽略了旁人的感受,沦为失败的管理者。」

倾听3要诀:先听完丶抓重点丶再回应
所谓同理心,最常见的定义就是「设身处地理解对方」,落实的第一步就是「倾听」。至於如何做好倾听,陈凯婷建议,先以两个问题做个简单的自我检查:「你是一位好的倾听者吗?」

问题1:我在跟别人讲话的时候,是否会同时想着我等下要说什麽?或是对方话还没说完,就急着打断和回答?

问题2:我是选择性地只听自己想听的话吗?

如果你对这两个问题的答案都是「是」,你可能就不是个很好的倾听者。

许多人在沟通时,往往只想着「强调自己的立场」,一旦听到不同的意见,马上插话丶回话,企图反驳丶解释与澄清。尤其是因为表现良好而升任主管的人,更容易陷入「自我中心」的盲点,凡事以自己的经验出发,认为只有自己的方法才是对的。

然而,倾「听」的重点是你从对方的话语中,听到了什麽?「他的声音你听到了,但是你有听到他的『需求』或『请求』吗?还是你只想听你想听的丶回你想回的?」

除了声音与内容,想真正听到一个人想传达的完整讯息,还要学会在沟通时,眼睛「看」着对方,用真诚与专心的眼神和对方交流,对方才会感受到你的真诚与尊重。

另外,在聆听时,也要保持专注的姿态,因为一个人的肢体语言,包括手势丶坐姿丶身体位置丶脸部表情等等,也反映了自己是否真的在听。

一旦你全心全意地带着同理心投入倾听中,你才会将成见摆在一旁,与对方的情绪产生同理丶同时又不受到影响,真正进入对方的内心,并退一步做出客观的评论。

如果以上几个专注聆听的技巧,你目前都还没能做好,陈凯婷建议你强迫自己练习「先听完丶抓重点丶再回应」这三个要诀,给对方把话说完的机会,而不是一味地想把自己的观点套在对方身上。

不过,陈凯婷也说,这件事很难一次到位,只能在每次沟通的前丶中丶後,持续反思自己哪里没做好,一次一次慢慢修正,「就算我是学心理谘商出身的,我自己在带领同仁时,也还是常常犯这个错。」

换位思考3要件:不提问丶不批评丶不给意见
认真听,是为了理解对方。陈凯婷用「试着穿别人的鞋走路」来比喻,如何站在对方的角度思考「他为什麽会这样说丶他又会怎麽想」,做到换位思考。

在换位思考的过程中,最重要的就是学习「三不」:不提问丶不给意见丶不批评与指责。陈凯婷举例,主管在与部属会谈时,非常容易落入「想指导」的冲动,但是如果对方没有提出要求,主管就算心中有想法,也要学习不随便打断对方发言,「因为对方不只是寻求协助而已,更常是想寻求感情的支持。」

反之,如果部属主动寻求主管的协助,主管就可以顺着对话和对方讨论解决方案,只是务必要把握设身处地的原则,以不同的立场及角度去理解部属看待事情的方式,避免以「由上而下」的姿态指挥对方。做法上,陈凯婷建议,主管在回答部属寻求建议时,可以掌握以3个要点,来确认自己是否有真有抓到对方的需求:

简述语意:用精简的文字,摘要或重整对方所表达的内容。

情感回应:辨识对方的情绪,用适当的字汇和程度加以表达。

尊重丶真诚及开放:表达自己的意见丶听见对方的意见丶修正彼此的意见,协调出共同的意见。

万一碰到对话内容出现情绪性字眼,主管一定要避免卷入对方负面情绪的漩涡中,因为当双方都变得激动,对话很容易走偏,从问题讨论沦为人身攻击。

不过,如果对方已经处在不理性的状态,陈凯婷建议,主管可以用中性的字眼来同理对方的感受,一面说出对方的情绪,让对方感受到自己被理解,例如「我听到了○○○,我了解这样让你很不舒服丶很不开心」;另一面从中寻找问题解决的切点,邀请对方一起找出解决方案,例如「这件事让我难过了一阵子,也对你有些情绪……但事後我静下来想了一想,其实这件事会变成这样,不一定完全是谁的错,只是彼此有不同的做法与想法……,所以我的想法是……那你的想法又是什麽呢?」

如此一来,就算一时找不到解决方法,主管也可以用同理的态度,协助对方把负面情绪缓和下来,重新找到有效沟通的连结点。

原来台北市长柯文哲是用这3个方法管员工

Image柯文哲以台北市长选举和管理市府团队的经验,分享了3个重要的经营心得,值得所有专业经理人参考和反思:

1. 同样的人才在不同的管理方法之下,效果不同
明明要谈经营管理,柯文哲却以第二次世界大战的「马其诺防线」开场。他说,第一次世界大战时,法国和德国都采取挖壕沟丶用大炮的战略,阻挡敌军攻击,而在战後法国延续相同的逻辑,设立了「马其诺防线」来防堵德国和义大利入侵。打仗的方式,一样是靠重炮和坦克车,据说法国坦克的平均吨数都超越德国。

但第二次世界大战,德国却采取步炮搭配中型坦克车组成装甲师,发展出「闪电战」的战略,可以快速移动冲进敌军指挥中心。法国当然不适应这种突然加快的战争节奏,迅速就被击败。

柯文哲解释,即便德法两国的武器类似,但运用的战略和观念不同,成果也大不相同。这个道理用在经营也一样,「同样一批员工,在不同的管理方法之下,成效就不同。」他笑着以上任後一天就拆除的忠孝西路公车道为例,明明公务员都是既有员工,却突然可以变成效率超高的绝佳战队,关键就在主事者愿不愿意用新的观念和方法,去管理这群人。

2. 凡事系统性规画丶不靠单兵作战,经营效益才会高
柯文哲不是没有走错路。大众都记得在他上任後不久,就打算停止订阅报章杂志,只为了降低市府的花费。「但省来省去,也不过少花两亿。」

直到他发现政府真正花钱如流水的原因,是凡事单兵作战,案件和计画大多缺乏整合,失去了可以共同降低成本的机会。之前宣布的「文山区防洪计画」,就是他领悟了这个道理後,把所有和防洪相关的方案交给台大工学院重新分析整理,做出整体规划,让本来预算高达23.5亿的案子,降到8亿。「一下省这麽多,比不订报纸快多了。」他开玩笑的补充。

3. 你儿子都没这麽听话,干嘛这样要求部属
对柯文哲来说,部属不听话其实没关系,「千里马都是劣马,况且你儿子都没这麽听话,干嘛这样要求部属?」与其要求部属每一步都按照他的指示行动,柯文哲更希望部属主动思考丶发表意见。他透露,台北市政府秘书长苏丽琼曾说,「和高雄市府相比,台北市府员工比较不愿意举手」,因此柯文哲宁愿先鼓励官员们看到「怪怪的事情」就会举手,试着解决问题,而不是要求他们「听话」。

那为什麽一上任时,对外的形象都这麽「猛烈」?听了演讲後才发现,柯文哲是故意的。「新闻写说我上任後出现员工逃难潮,有超过上千人离职,这是一个品牌印象,当我树立这个形象,之後还敢申请来台北市府工作的人一定不会太差。」一语惊醒梦中人,那些看似新闻爆点的事,原来都被算进「管理」的范畴里了。

要毁了一个人,只要一直称赞他丶认同他就好了!

Image部属总是犯同样的错,该怎麽有效指正?
要毁了一个人,其实只要一直称赞他丶认同他就好了,当一个人永远不清楚自己哪边有问题时,这就成了他最大的问题。

两三年前,我曾碰过一个主管,不论部属做的如何,他永远只有鼓励而没有任何指正,我感到很奇怪,有一次会议部属A又犯了一个低级错误时,他还是以一贯的风格跟他说:「没关系,谁不会犯错,下次留意就好。」。

会议後我忍不住直接问他:「A同样的错误已经犯过3次,而其他大大小小的错误也犯了不少,为何你从来都没有指正或责备过他?」

他回答我:「我觉得没有那麽严重,多提醒几次他就会改正了。」

 

我说:「一点都不夸张,人会进步大抵源自两个地方,一是自己的自省能力,二是来自他人的建议,自省能力并不容易培养,尤其当来自外部的建议为0时,你可能会觉得自己做的真是棒,无懈可击,但其实只是他人不想给你建议,这就跟我们在卖产品一样,当来自外部的回馈是0,你的进步只能仰赖内部的力量。如果你觉得A是自省能力超强的人,那他可能可以如你所说很快的改正自己的错误,但如果他不是,而你又不给他任何直接有效的指正,那他是无法进步的。」

他说:「嗯,这样说有点道理,他确实不是,但我已经有指出他的错误,这样还不够吗?」

我说:「在行为上,你是点出了他的错误,但不够确实,一个有效的指正有几个原则,具体事例丶即时指正丶立场坚定丶态度一致,点出的问题要够具体,不能只是感觉,而是要直接说出是什麽错,为什麽错;而且要很快的让他知道,可以在发生的当下或者会议後尽快跟他说明;而当你在指正时态度务必要坚定,要让他知道你对这件事情是真的在意,而他是真的犯了错误,而不是用轻松的口气带过,而让他用嘻嘻哈哈的态度回应你;最後则是每次指正错误时,你的态度必须要一致,不能反反复复,一下子说没关系,一下子又说不可以,这样才不会让对方感到疑惑。」

不忍苛责得力部属,反而是害了他!
还有一次,我碰到一个平日对待部属总是十分严格的主管,部属一旦犯错,他都是在现场直接严厉指正,但唯有对一个他喜爱的部属-小陈特别宽容,不管这小陈提出的建议妥不妥当,他的开头总是:「我觉得小陈很对」丶「我觉得小陈说得很好」,而小陈也因为老板总是支持他而产生错误的认知,他一直以为自己的想法与做法是正确的,而要求其他人照着他的做法去做,而被要求配合的同仁也发觉他的做法明显不对,但因为是高阶主管首肯的,心里虽然有怨言,也只好忍气吞声,只能在闲暇之馀跟同事吐吐苦水。但重复的事情不断的发生,已经严重影响到部门的士气与气氛,最後有个勇士直接去敲老板的门,并跟他说明这一切,好在这位主管虽然严厉,但还是个明事理的人,他跑来徵询我的意见。

我说:「对你的管理方式我向来都很佩服,但唯有你对他这个人的模式我无法理解。你对别人的要求很严格,有时甚至有点苛刻,但你对小陈宽容的程度是任何人都看的出来。」

他说:「小陈毕竟过去跟我出生入死,帮了我很多忙,我对他只有感激,实在不忍心多责备他什麽。」

我说:「表面上看来你是对他不错,但实际上你正在害他,你让他不知道自己的想法与做法是错的,你还让他停止进步,而且更进一步伤害到你的团队。」

他沉吟了一会,问我:「那你觉得我该怎麽做比较好?」

我说:「我觉得你自己心里有底,你可以在正确的事情上给予他绝对的支持,但对於有错误的地方,你还是要予以指正,让他得以成长,团队也不会对他因此产生怨言,长期来说对你丶对他或对团队都是一件好事。」

他叹了一口气对我说:「我想我需要先跟小陈好好聊聊。」