想学会管理时间,先回答这个重要的问题:今天你想要几点下班?

Image1. 先决定几点下班,才会珍惜上班时间

提醒员工,「公司想要的不是你的时间,而是你交出来的成果。」

因此,不要老想着工作做完才下班,这样一定会不知不觉地加班;而是要一开始就决定一定要在几点下班,才会有效率地运用上班时间。

2. 一到公司就先收e-mail,最浪费时间
许多人习惯一到公司,就先花点时间收与读 e-mail,再投入一天的工作中。松本认为,这样根本就是把思虑最清楚的早晨时光,白白浪费掉了,而且每每一不小心,就会花去超过预期的时间。

为了让自己每一个上班日,「都从重要和紧急的事项开始做起」,松本将处理 e-mail 的时间集中在「晚上」和「隔天清晨」。白天都专注在工作上,晚上回到家之後 10-11 点之间回信,当天晚上没能回覆的信件,留到隔天清晨,出门上班前再回覆。

3. 安排「思考」时间
每天都搭电车上班的松本认为,把通勤时段用来滑手机很可惜,最好能利用这段时间思考或读书。「吸收情报固然很重要,但是思考的功夫也绝不能省。」他建议经理人在繁忙的行程之馀,也要积极安排「思考」时段。

身为经营者,不仅要思考公司的现在,更要考虑到公司的未来。因此,松本将思考时间分成 3 部分:短期 20%(一年内)丶中期 50%(第二年),以及长期 30%(二年以後)。

4. 会议资料两天前发给与会者
最常耗费经理人时间的莫过於「会议」。为了缩短议程,松本强调,相关资料一定要在开会前两天就发给与会者,确保开会时直接讨论实质内容。

此外,会议前要与主席确认结束的时间,并且针对每一议程设定「以分钟为单位」的讨论时段。如果讨论时间终了仍然没有做成决定,就做出「讨论 15 分钟无法得出结论」的纪录。

为什麽经营者都读孙子兵法?中国战略经典带给我的3个启发!

Image《孙子兵法》以宏观的理论架构和具体的实务原则,持续启发现代企业经理人。

1. 战略:战前充分评估,不打没有胜算的仗
孙子的想法是,没有胜算的仗不打,所以战前的评估准备十分重要。领导者要清楚每项策略丶每个行动方案的影响,才知道如何规画下一步,取得胜算。

孙子用来评估的要素周全,由内而外包括「道丶天丶地丶将丶法」。

孙子将「道」放在首位,道指的是国家的君主和民心是否一致,也就是企业理念和员工丶消费者是否吻合。 天:时机,掌握趋势与商机;地:地理环境丶资源和市场;将:经营管理者的才能;法:组织体制。

另一方面,孙子也指出企业竞争力的物质基础和环境条件,因此他强调资讯「知」和「虑」的重要性。要「知彼知己」「知敌之情」和「智者之虑,必杂於利害」才能掌握战争的主导权。这种注重全面分析情势的态度,提供企业领导者周详的思考架构。

2. 策略:创造胜利条件,不用开战就能赢
孙子说,兵法求的其实是「全胜」。

对外,指的是不用开战,不用耗费自己的人力物资,对方也不用受到损害,就能取胜,也就是「不战而屈人之兵。」

对内,经营者必须考量对企业丶对消费者丶对整体产业环境都好的策略。战争不是为了打仗,就像企业存在的目的不是竞争,杜拉克说:「企业的目的就是创造顾客。」

全胜将眼光放在长远的优势,所以战略上要顾及内部资源分配,也可以和对手合作,吸收整合外部资源。孙子也重视「速胜」,同样是基於预算控制,不内耗的原则为出发点。这些观念符合现代企业重视永续经营,重视营运弹性的理念。

3. 纪律:就算是皇帝的妃子也照砍不误
《孙子兵法》上也提到向上管理和向下管理的原则。面对老板要辨明是非,要有拒绝的勇气;人才以品德为优先丶找到合适的人才後,要充分授权丶赏罚分明。

有一个故事充分说明了孙子身为要带人,也要执行战术的中阶主管,如何兼顾纪律和弹性。据说,孙武献兵法给吴王後,吴王大加赞赏,问孙武能否以宫女演练兵法。孙武将宫女分成两队,由吴王两位宠姬担任队长。孙子在操练前说明号令,但操演时宫女们嬉闹不听号令。孙武再说明一次号令後演练,宫女们还是笑成一团。

孙武说,命令没有说清楚,是将领的不对,清楚了命令却不遵守,是士兵的不对。他下令将两名队长斩首,吴王急忙为两位宠姬求情,跟他说,你带兵的道理我懂了,可以不要斩她们吗?孙武只说一句「将在军,君命有所不受,」仍然将妃子斩首。再次演练时,队伍整齐画一。孙武向吴王说,现在士兵已经操练完成,可以任您使用了。

老鸟太保守丶新人又太冲!跨世代团队到底应该怎麽管?

Image我担任 IT 研发部门主管。带的团队有 20 个人,年龄横跨 25~45 岁,有经验丰富丶行事偏保守的资深同仁,也有想法新颖丶天马行空的资浅同仁。年轻同仁想创新和挑战,年长同仁则认为他们冲过了头,双方经常意见相左。想请问:

1. 在领导跨世代团队时,当各方想法有差异或冲突时,如何化解歧见?

2. 团队会根据任务的属性,划分为不同的工作小组。如果小组负责人多半是资深同仁,如何确保年轻同事的创新想法不受打压?

无论同事的想法趋於保守或偏向创新,更重要的是你在行事决策时,心中要先掌握一个大方向,才能够根据各别任务的属性,拿捏出不同世代想法之间的平衡点。而这个大方向,必须综合考量 3 个面向:企业发展目标丶团队定位丶主事者的性格偏好。

根据你的分享,你的主管是欣赏你创新的特质,才升你做主管,而IT研发部门的定位本来就是偏向创新,所以你的目标其实非常明确──向「创新」看齐。

确定目标後,第二步就是让团队成员对齐你的方向,具体的做法是「个别面谈」。想法偏保守的资深同仁,会是你的重点面谈对象,面谈频率要高一点,可以隔周或每周谈一次。藉由聆听年长同事的想法,同时说明你的决策准则,以及组织目标和团队定位,慢慢凝聚双方共识

每次面谈结束务必给部属一个明确的行动目标,确认下回面谈要看到的成果。随着彼此的想法愈来愈靠拢,你可以慢慢减少面谈次数,但是加深谈话内容,在无形中强化部属对你的认同感。

至於你担心年轻同仁的想法遭打压,同样可经由定期面谈了解他们的想法,再回馈给资深同仁,或是指派有能力的年轻成员担任工作小组负责人,让他们发挥所长

过程中,若遇到资深同仁不服後辈的带领,则可以请前辈担任导师,让他们从旁协助资浅同仁,确保两个世代的同事都能有所发挥丶满足需求。

身为主管的你,也别太过心急。建议你每季替自己设定几个阶段性目标,排定优先次序,一步一步达标,累积当主管的成就感,自然会愈做愈上手。

明明把工作交给部属,最後还是自己拿来做?指派任务时,千万别犯这两个错

Image因为主管不懂得交办的技巧,明明把工作交给部属,最後还是自己拿来做。他提出了管理者在这方面最常犯的两个错误,并提出相应的解决之道:

错误1:用自己的标准,评断部属能力
在交办任务时,如果部属完全没有经验丶也没有接触过相关工作,就直接指派他去处理,一定会出问题。

特别是许多主管遇到进取向上的部属,总会希望给他机会表现,却经常忘了评估对方的能力水平,不经意就交办了太难丶太复杂的工作,导致部属不堪负荷。也有些主管会用自己的标准来做判断,认为「就这点小事,有什麽难的」,就放任部属自己去摸索,下场通常都非常凄惨。

主管一定要记得,不要用自己的能力,去推测部属的极限,而是要根据他的实际表现,再增添一点挑战性,交付「超过他能力20%」的工作。

错误2:用「委托」的方式指派工作
人只有在自己决定要做丶有心要做某件事的时候,才会全力以赴。因此,想提升部属的工作意愿,就不该以委托的方式指派工作,更好的做法是详细说明工作内容,徵求自愿者。

通常有兴趣的人都会主动表示「能不能让我做」。暂且不论大胆自荐的部属能力如何,但是因为他们是自愿参与的,绝对会对这件工作抱持着高度热情。

当然,你可能会遇到问了半天,却没半个部属举手的情形。很多时候,部属不是被动,而是担心自己的能力不足,所以主管必须让部属相信,你随时都会协助他。一旦部属了解到这一点,大部分的人都会乐於尝试。

你是「有效的经营者」吗?接到任务的第一刻,你应该这样思考!

组织最重要的问题在於,如何提高体力劳动者的效率;而体力劳动者,是只能做他人所交代的事情的人。」这段话出自管理大师彼得·杜拉克(Peter Drucker)的《有效的经营者》(The Effective Executive)。

杜拉克提出这段描述,是为了凸显现代企业的不同。从前,组织里只有少数人可以做决定,员工只要遵从命令,付出他们的「劳力」即可;如今日渐转型成「知识为中心」的组织,工作者是用「脑力」来工作。

换句话说,能否独立思考,继而做出有效决策的经理人,是杜拉克心目中认定的「有效的经营者」

见招拆招未必是好招,一劳永逸的解法才是上策
要提升决策的精准与效能,第一原则是「明确地认清问题」,亦即分辨问题是「一般性的」或「例外的」?如果有很多状况都源自同一个原因,就是一般性事件,可以用法则或原则来解决;至於例外事件,则要当做个别的问题来处理。

举例来说,工厂的运输管线一直出问题,有的掉了,有的破洞,如果把它当作一连串的特殊事件,就会一直去修理破掉的管线。

然而,若是去分析工厂的运作状况,就会发现是工厂内的温度过高,超过管线所能负荷的上限。

至此,问题就从特殊事件,变成了一般性问题,一旦降低温度,管线就不会反覆故障。

杜拉克说,「有效的决定者,一开始都是先假定问题有一般性的性质。」最初引人注意的事情,实际上只不过是更大事情的徵兆而已。

凡是工作必有问题,永远怀疑还有更好的做法
有别於工厂的生产线上,一有状况不良或失误,就会反映在物品上,很容易被发现,许多在办公室的工作或业务执行,往往很难让问题明确显现。

比方说,你每个月的业绩是 100 万,听起来似乎不错,但是同部门或同业的其他业务员每个月都有 500 万的业绩。如果你始终不知道「别人」的标准或水平,就不知道自己的工作状况有问题。

由前 Toyota 员工组成的谘询顾问公司 OJT-solutions,在《用5个为什麽找出问题发生的真因》一书指出,他们到客户公司所做的第一件事,就是让对方「把问题当做问题」。

该公司指导师大鹿辰己认为,长时间用同样的方式丶做同样的工作,就算有问题,也会把它视为理所当然。因此,建立「凡是工作必有问题」的观念,时常抱持疑问,怀疑现在的工作方式并不是最好的方式,就能发挥独立思考,提升问题解决的能力。

问题,就是「理想」和「现状」之间的落差。理想,指的是工作的目标丶基准和标准。当你知道了理想的境界,可能会发现职场上有待解决的问题多如繁星。

《风一吹,桶匠就大赚》建议,你可以用「紧急性」和「重要性」为两轴,画出一个矩阵图来选择;《用5个为什麽找出问题发生的真因》则在「紧急性」和「重要性」之外,再纳入「扩大倾向」,提出了思考问题的 3 个面向:

1.重要性:问题影响的范围和大小。
2.紧急性:如果不立刻处理,会产生什麽影响。
3.扩大倾向:继续放着不管,负面状况会扩大到什麽地步。

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管理者必知, 新竞争时代的10大管理趋势!

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以下是十个管理者不可不知的主要趋势:

1丶「连结经济」时代来临
「我们正在远离工业经济,迈向连结经济(Connection Economy),」紫牛行销大师高汀(Seth Godin)宣称。连结经济时代,价值不再来自於有形的资产,而是来自建立关系丶创造连结。也就是说,未来的赢家,将是那些有办法连结卖家和买家,或把消费者连结到内容的个人和企业。

最明显的例子,优步(Uber)是全世界最大的计程车公司,却不拥有任何一辆车。他们的成功,靠的是把乘客和司机连结起来的能力。同样的,Airbnb是全世界最大的线上订房平台,但却没有任何房地产;脸书是全世界最大的媒体公司,却不生产任何内容。

美国的群众募资平台(包括Kickstarter丶Indiegogo等网站在内)所集结的金额愈来愈高,有望在今年超越创投,然而,这些平台本身并没有资金。过去,企业把产品卖给顾客就好,但现在,顾客都想跟更多志趣相投的人连结,从连结中找到最大的长期价值。所以,未来的一大成功关键,就在於你的连结能力:将你的顾客连结起来,再连结到对他们有价值的资源

2丶社群销售走入主流
所有的企业都需要运用社群媒体来推销。去年一项调查显示,使用社群网路的业务人员,近八成的业绩都比不用社群网路的同行来得好。同时,五三%的买家在下单前,会参考别人的推荐;六五%的人认为,卖家提供的社群媒体内容好坏,会影响他们的购买决策。

社群销售(social selling)日益成为主流,《快速企业》(Fast Company)杂志指出,未来,生产原创性内容,将比内容策展(curation)更有优势,从LinkedIn丶脸书到推特,各大社群平台都在积极利用原创的品牌内容,推动社群销售,就是一例。企业必须扩充并深化他们的讯息,才能产生影响力。你能不能生产引领议题丶有观点的内容,让顾客觉得真实和精彩,将成为关键

3 丶「大数据」愈来愈大
大数据(big data)被当成科技新潮喊了好几年後,二○一六年可望成为愈来愈多企业大力投资这门新技术的元年。不论面对的是消费者(B2C)或企业客户(B2B),善用大数据来捕捉顾客洞察,已成为企业胜出的一大关键。

IT专家更指出,数据分析不只是行销趋势而已,将来,几乎所有的企业战略和决策──不管是购并计划丶市场成长丶潜在机会丶产品或服务──都会愈来愈仰赖数据的协助。
目前,《Forbes》杂志统计,美国五百大企业中,只有一五%已在使用大数据分析。不过,企业的投资金额正快速成长,国际市调机构IDC最新预测,未来五年,全球大数据支出(技术与服务)的复合年均成长率将高达二三%。

4丶给顾客成效,不只解决方案
做业务的人往往认为,达成业绩的终点线就是成交。事实上,客户要的不只是你卖给他的解决方案(solutions),更期待你能带给他成效(results)。

当客户愈来愈不想花钱投资在无效的解决方案上,聪明的企业就必须找出方法,确保给客户的方案会成功生效。这才是创造高满意度丶高回头率和高推荐率的不二法门

首先,搞清楚客户到底要什麽。「用问的,」企管顾问欧特曼直言。通常,客户会说他们想要解决某个问题(例如,IT委外),但这往往只是冰山的一角,你必须详细地问出,客户需要你的方案来达成什麽成效。然後,双方再厘清要如何达成和衡量这些成果。当顾客看到你的方案确实带来了比其他人更好丶且可衡量的成效,你就有机会走出低价竞争的恶性循环,走向价值竞争。

5丶绩效评估再见?

去年,德勤会计师事务所丶埃森哲顾问公司丶奥多比(Adobe)等公司先後宣布取消绩效评估制度。德勤曾透露,它每年得耗费两百万个小时,为六.五万名员工制作年度绩效报告──可能是企业史上最浪费时间的事情。一六年,会有更多企业跟进,抛弃这套人人痛恨的系统,或重新思考评估员工的方式。未来,人资部门将逐渐放弃耗时又繁杂的考核流程,改为回馈面谈频率更高丶流程更精简,却更加个人化的评估

同时,人资专家哈克认为,现有的绩效管理系统,主要是为那些表现普通或不佳的员工,提供有用的绩效回馈,但对於最优秀人才的回馈,助益就不大。他建议企业应该为表现最好的员工,提供更细致的沟通丶回馈方式

6丶Y世代主导职场文化

职场正在世代交替。当千禧世代开始成为职场的主力,年轻人,将逐渐改变企业运作方式。

首先,职场的价值会出现变化:转向这个世代所重视的合作丶社会责任丶工作与生活之间的均衡等。领导风格也将有显着改变。愈来愈多的Y世代开始取代陆续退休的婴儿潮世代,成为主管。新旧世代的领导风格将很不一样。Y世代管理者强调沟通合作丶建立关系,较不注重阶层。

调查发现,他们最想成为变革型领导人(transformational leaders),诉诸目的和热情,激励他人面对挑战。其次,他们也想成为民主型领导人,与属下共同形成决策。不过,企管专家利普曼提醒,随着工业时代的指挥控制型管理者退位,年轻主管们面临的考验,是如何维持企业绩效,并要求当责。这对喜欢合作协力丶不喜欢强势领导的年轻主管来说,恐怕不是一件容易的事。

7丶找人才社群化丶大数据化
职场年轻化,企业招募方法也将改变,寻才和人才管理不但要有创意,更要善用数位科技。

社群招募将愈来愈流行。皮尤研究中心(Pew Research Center)在一五年底的调查显示,过去两年,美国有高达九成的求职者用网路找工作,更有八四%的人直接在网上应徵。为了求才,特别是吸引年轻世代人才,愈来愈多企业将把社群网站当作主要招募管道之一

人资专家建议,企业应该善用社群网站来呈现企业文化,建立品牌形象。积极的做法,是提高品牌的社群曝光率。例如,找出常在社群媒体讨论行业趋势的意见领袖,设法连结。另一个有用方法,是善用公司内部的「品牌大使」:在个人社群网站上拥有许多粉丝,且力挺公司品牌的员工。

另外,一六年也将是人资部门迎来数据分析(data analytics)革命的一年。藉由云端运算,从各种来源搜集大数据,让企业能够针对候选人进行资料研判。能够善用新科技进行沟通丶培训和评估员工的企业,将从中获得极大的竞争优势。

8丶游戏化时代来临
一五年微软研究显示,人类的注意力,已经从二○○○年的十二秒,下降到八秒,比金鱼的九秒还差。主要原因,是现代人太爱玩手机等行动装置,导致专注力下降,容易不耐烦。想抓住现代人(年轻世代)愈来愈短的注意力,企业必须动脑筋搞创意。一个最近开始流行的方法,就是游戏化(gamification):藉由电玩游戏或传统桌游等有趣的活动,吸引员工和顾客的参与投入

有些企业开始透过游戏来徵才,例如,万豪集团推出了「我的万豪酒店」的社群游戏,让应徵者体验酒店的经营管理。包括耐吉(Nike)和塔吉特百货(Target)在内,企业也流行用游戏和线上模拟,进行员工培训,或吸引顾客回流。

9丶透明度愈来愈重要
一六年将持续看到企业管理模式的各种改变,而年轻世代是最大的潮流推动者。这个世代成长在一个资料随手可得的世界,所以当他们大量进入职场,将会要求管理阶层也要公开透明,并且诚实对待员工。

不仅如此,透明度也将主宰品牌与顾客的关系。当消费者对品牌投入程度愈来愈高,他们对透明度的要求也会与日俱增。所以,诚实的品牌(说到做到,创造真正价值的厂商)会因此得到回报;而那些对顾客不够透明公开的品牌,注定成不了赢家。

10丶职场弹性是留才关键
台湾人工作时数长,排名全球第三;美国劳工同样也很耐操,盖洛普调查就发现,美国人每周平均工时长达四十七小时,而且加班已成为常态。不只这样,三分之二的企业主管都要求,员工即使下了班,也要随时待命,造成半数以上的美国劳工觉得精疲力竭。也因此,企业能不能提供弹性工作的选项(包括弹性工时丶弹性工作场所等),将成为愈来愈多人决定跳槽或留下的关键

另个关键,则是员工福利。一五年,全球串流影音服务龙头网飞(Netflix)宣布,新手父母员工可享有最多一年的全薪产假,立刻成为话题,不少高科技巨头也纷纷放宽产假福利。一六年,预料会有更多福利政策出炉,成为企业抢人才的利器。

你遇到坏雇主了吗?7个特徵教你认出烂公司

Image7个烂公司的特徵:
1. 不准兼差

如果这家公司规定不准兼差,快逃啊!不准兼差政策表示你只能替1家公司工作,不能打其他零工,但只要你有做好份内工作,下班後要做什麽到底关他们什麽事?不管你下班後要当婚礼DJ还是到叔叔的快餐公司端盘子,都不需要谁准许,不准兼差政策就是管太多。

2. 不准替前员工说好话

这条规则员工手册里不会有,可以在面试时询问,公司准不准主管接受关於前员工的徵信查核。徵信查核是指,员工离职去找新工作时,新公司的面试官打电话给前公司主管,询问丶调查员工的人品及表现。不少大企业不准主管这麽做,所以他们只会把电话转给人资,确认替旧公司工作的时间点及职衔。但很多员工明明前一份工作做得很棒,值得得到主管推荐,却因僵化的政策得不到推荐,伤害前途。采用这项政策的公司,根本不关心从前的工作夥伴能否顺利得到新工作,这样的公司值得你待吗?

3. 会扣薪

有些观念老旧的公司会为了蠢事扣薪水。我们曾接到1位年轻女性的抱怨,说老板叫她替公司订披萨。她订了120美元的披萨,主管大怒,「120美元?妳应该订更便宜的!」这位员工吓到,回到桌前,开始去找更便宜的披萨店,最後订了另1家店的披萨,价格是89美元,但她一时紧张,忘了取消前1份订单,所以最後收到2份披萨。最後她主管说,「我要从妳薪水里扣掉120美元!」但公司的人可是把两份披萨全都吃乾抹净,这种做法毫无道理可言。别去任何会从你帐户里扣薪水的公司(例如工作时弄坏设备),那绝对不是理想公司。

4. 上班打卡制,下班责任制

我硬碟里储存的员工手册中,至少30%详细描述了公司期待你工作的时数,而我要谈的是那些不给加班费的公司。有些员工手册载明,公司期待一般员工每周工作45小时(但只给你工作40小时的薪水),中阶主管应该工作50小时,高层则是55小时以上。聪明的公司知道,重点是工作有没有做完,不是你工作多久。如果你看到员工手册出现这种论调,别接受这份工作,否则你会悔不当初。

5. 没有特休假

好公司知道,除了国定假日和病假,一般人偶尔也需要休息几天来处理事情。你可能要带爱猫去做检查,或是突然被叫去孩子的学校开家长会,好公司会让你有私人时间处理这些状况。如果你的公司不给你特休假,请继续找,一定会有更好的雇主愿意遵守法律,给你应有的特休假。

6. 阶级森严

有些公司认为阶级地位重於一切。你会听到有人说,别找他讲话,他是E5,他不会理你这个E3。这种人认为薪级和头衔代表一切,并用这些标准评断人。别去这种公司,这种官僚习气重的公司无法让你成长。

7. 面试过程不受尊重

从面试过程本身,也能看出公司好坏。如果人资在整个徵募过程中态度友善,会回覆你的电话和电邮,尊重你的时间和才华,这是好的迹象。

反之,如果他们好几周才连络你一次,给你无尽的测试和作业,表现得趾高气扬,跩个二五八万,别理他们。要找人才的雇主,态度应该要很好。如果你在面试过程中得到负面经验,别指望他们以後会对你比较好。

修炼5大特质,变身老板头号爱将!

Image老板的爱将们具有五大共同特质。

拟定计划丶确实执行
有句话说,「如果你不能拟定计划,那你就在计划失败。」要有好的计划,必须学会记录想法并画出时程。你不须一开始就列出要点丶流程图等细项。然而,记录想法有助你确定计划符合公司目标和策略,并经常回顾,确保没有偏离迈向最终目标的道路。
在执行阶段,寻求主管授权并全权负责。当你有了执行权力,便应该胆大而心细,盘点可以调动哪些资源来达成目标,并逐一确认细节。
同时,广纳同事经验,寻求脑力激荡或请他们提供意见回馈。竭尽所能後,对结果全权负责。

心怀策略,而非埋头苦干
与其闷着头苦干丶闭门造车,你应该学着有策略地工作。别把眼前的任务当作是工作,转个念,把职务都当成是与顾客丶客户的互动。
比方说,如果你是开发者丶工程师,应该想着使用者心目中的梦幻产品是什麽样子。因此,你的思考策略应该是,如何为自己所对应的客户带来最大价值。
如果员工都能找出自己所对应的消费者或客户,并描摹出他们的模样,厘清需求,就可以知道如何为他们带来更高的价值和提升满意度。

用较少资源,完成更多事
试想,如果专案团队为公司带来非预期支出,或是一位重要职务员工突然必须请长假,都会让公司预算或人力吃紧。
许多人会把上述理由当作计划无法达成的藉口,但如果能在资源减少的情况下,达成既定目标,甚至能超乎预期表现,就会让老板另眼相看。
在资源减少的情况下,员工应该学习更妥善管理时间,权衡待办事项的优先顺序,或是精巧地分割有限资源或人力,尽可能达成原本预期的工作成效。
记住,老板和员工都不愿看到捉襟见肘的情况,但藉口永远不会带来升迁,展现解决问题的意志和能力,则会让老板惊艳不已。

跨界学习,提升职务技能
刚到一家公司时,与你工作交接的人大多只会教导你职务上需要的技能。但渐渐的,你会发现许多工作涉及跨部门合作,因此为了在组织中与其他部门同事顺利合作丶让工作流程更顺畅,你不能只知道单一职务技能。
因此,努力当一块海绵吧。把公司当作一个大教室,汲取新技能,就算是跨领域丶从未接触过的知识和技能,也由浅入深地把它内化成自己的拿手绝活。
个人动机是职涯成长的关键,如果你不愿学习丶故步自封,对职场中的免费学习资源视而不见,甚至将这些新知拒於门外,便永远在原地踏步。

主动寻求主管意见回馈
当你完成一项计划或任务,请主动寻求前辈或主管的意见回馈。当然,有制度的企业都会在专案或计划完成後开检讨会,但率先请主管给予指教,更显谦虚丶负责及有进取心。
如果公司没有检讨专案或计划的惯例,你就该主动与主管约时间,直接请他告诉你,哪些地方做得好,可以成为往後的工作范例,又有哪些地方需要检讨改进。
就算主管心中真的认为有些地方做得并不好,请直接给他一个管道告诉你真话。毕竟,不是所有主管都可以自在地说出不中听的话,因此,不如自己先坦率表达希望听取真心的建议,这样反而会让老板觉得和你共事很轻松自在,进一步把你当成「可教之材」。

沟通:讲求“完整流程”切忌“轻率臆测”

我在课堂上喜欢问学生:“假设今天有十位不同领域的成功人士受邀来参加校园论坛,气氛非常热络。你想这些大人物彼此间会聊些什么话题?”几次测试下 来,大部分学生无外乎是说:“喔,您等会儿要谈些什么呀?”“您公司产业最近动向如何?”或是“您怎么会来这论坛呢?”“您平日里习惯参加公开活动吗?” 这些回答充分反映学生的经验匮乏及涉世不深,不清楚老道者如何开始“沟通”。

其实,这个例子里的“沟通”就是简单的寒暄。寒暄是人际沟通的第一步,是与陌生人对话时所留下的第一印象。这其中的分寸拿捏与个人平常的沟通素养相关,与自信心也大有关联。学生问:“那么,老师在那样的场合说些什么呢?”我会直截了当地说:“我是第一次来这所学校,您呢?”“昨晚在音乐会远远见到您,来不及打招呼。昨天的演奏真是很好。”或是“最近看到贵公司的研究有新突破,真是恭喜!”这些谈话都很得当,也暗示谈话双方均有不错的素养。

一个人必须具备清楚的思考能力与逻辑架构,才能驾驭语言、精准地表达自己。“言之有物”的人,大家都喜欢;反之,很容易被判定为脑筋不清楚的人。所 谓的“言之有物”,不仅是指说话人能以清晰、易懂的方式传达不俗的见解,同时也能使信息接受方轻松理解其想要传达的内容,因为这样才算完成了一个完整且丰 富的“沟通”。

有时我们常说某人“很会说话”,那么,“会说话”是否等同“沟通能力很好”?若不是,两者之间的差异为何?“会说话”是指单方面夸夸其谈、口若悬 河。“好的沟通”是指发出信息及接收信息的人,透过不断观测、修正对信息的理解,再借着反复回馈,确保彼此认知接近信息发出者预期的结果。所以,“好的沟 通”包含表达、倾听、观察、解读、准确分析信息并及时反馈意见。

我们谈过,职场是由人与事交互衍伸所形塑成的动态互动场域。有人的地方,就会有事;有事,就需要有人沟通、处理、化解双方的误解或歧见。换言之:事因人而生,人因沟通而联结,沟通则因“表达”与“接收”而完成。

双方向的沟通最有效率。要想保证沟通质量,当事人必须负责把话讲清楚,让对方清楚他的意思,不产生任何误解;同时也要负责听明白对方话里的意思,不 发生任何差错。如果沟通一方把话说完即断定对方已经明白,那便低估了沟通的复杂性;而听的一方任由对方滔滔不绝地说,不适时给予反馈,也只是浪费双方的时 间与心力,甚至可能在事后种下更深的误解。有效的沟通能缩小彼此间的认知差距,以消弭可能产生的误会。相较于辩论或谈判,沟通更可以促进各方的相互理解; 辩论是借着事理的清明与结构的严谨,让对方服输;谈判则是综合各方的利弊得失与优弱态势,让对方接受我方所设的协议条件。辩论与谈判的成功,都需要奠基于 扎实的沟通技巧。

让我们仔细看看沟通的完整流程:一方脑中出现一个意念,就是念头,将其转化成信息,再通过表达,让另一方接收信息,并在脑中转化成自己的理解。这还 没结束;好的沟通需要接收的这一方通过复述或是其他方式,将所理解的信息回馈给信息的发出方。这时候接收方可能会说:“喔,我懂了,你的意思是……”根据 回馈,发出方才有机会修订被误解的部分,补充、校准、再修正表达。这一段“复述回馈、修订、复述回馈…”的循环机制,需要双方重复数次,直到发、收息的两方都确认无误,沟通的流程才算完

“沟通”的过程其实很不简单。从发出方意念的出现,到接收方意念的建构,这期间就至少执行了两次信息在脑中转化的程序。其中,信息发出方第一次的信 息转化过程(将意念转成语言)误差越小,就越能正确表达。同时,接收方的转化过程(将听到的语言转化为自己的意念)越是精确,便越能重现原意,沟通效果及 质量更好。有时候我们说“我跟某某人讲话很搭、很有默契”,就是指这整个沟通过程顺畅完整,有具体收获且让人感觉愉悦。

这样,我们得出一个结论:“沟通”是双方“动态传递与接收信息”的过程,透过互动校准,让信息在对方意识中精确重现双方应该共同承担沟通结果和质量是否优良责任应透过良性的互动,争取达成的沟通成果。回 想一下:记忆里沟通不良的经历,是不是因为忽略或是简化了“沟通”的细致步骤而造成的呢?照着“沟通”的完整流程做,可以减少各说各话、莽撞插嘴、胡涂错 听、打断他人讲话,吵闹不休,甚至心口不一的情境。多数人都是理性的,我们要学会通过反复校准,确保信息的真义精确传达。

沟通切轻率臆测我们常说“眼见为实(Seeing is believing)”。其实不然。“眼见不足为凭,真相可能不只一个”。

在没看到全貌前,过早做出判定很有风险。所以,见到旁人做事,不要随意评断或议论;而应该静心探查原委。这是沟通的基本纪律,以开放的心接收进一步的信息,直到了解全貌。

我们把这个实验应用到职场情境,得到几个心得:首先,在尚未认知事情全貌之前,切勿过早判断,避免误己、误人、误组织!这 是初入职场的上班族易犯的毛病。其次,向主管报告或与同事讨论时,最好专注在描述自己所知的事实;即使对特定内容有自己的观点,我也建议等到主管问起任务 相关信息时,再阐述个人观点,避免恣意发挥议题外的个人意见。我刚入职场时,曾因急于表现,把查知的事实与自己的论点搅和在一起,汇报给主管与同仁,在沟 通中也未清楚说明,以致团队信息流动时造成了混乱。其实,应该把“已知事实”与“个人意见”分开表述,才能清晰论理,供主管参考以做出优质判断

另外一种忽略“完整沟通流程”的情况,是不知该当如何校准自己对信息的理解。在工作中,你是否曾经闪过这样的念头:“我是这么想的,不晓得主管是怎 么想?”然后心底编写诸多情境,猜测主管意见最可能的风向。我们在工作上,难免会、而且有时需要揣摩上意,这是人之常情。然而,这种心态很可能就是“沟通 失准”的开始,应予谨慎。对照前面图档的例子就会发现,过早下判定存有不小的风险,何况轻率揣摩上意呢?因此,对于经验较少的上班族,我建议应当寻找机会 向主管求证,试着校准彼此间的认知差异,以减低误解发生的可能性。主管或许会因为你看似紧张兮兮的样子而嫌烦;但是礼多人不怪,多探询几次,估计你也可以 逐渐理解主管做判断的逻辑,这是有利于彼此沟通的方法。

(本文节选自嫦芬老师教科书《“芬”解上班族──全相职场素养课》)

被客户拒绝又不想放弃订单?这样做让他主动回头!

Image介绍自家产品,客户却一头雾水听不懂;想要尽快达成交易,却被客户打枪当面拒绝;遇到挑剔的奥客,不买就算了还嫌东嫌西,这三种状况几乎是业务人员都会遭遇到的问题,该如何应对才能顺利达成交易?

曾在2013年创下年销售703辆汽车纪录(一般业务平均年销70辆汽车)丶国都汽车新庄营业所销售经理陈茹芬,针对上述3个问题,提出她的销售诀窍。

了解客户需求丶讲客户听得懂的话,不要背诵产品规格
Q:业务员除了按照产品规格手册介绍产品外,还可以怎麽做让客户有截然不同的感受?

A:举个例子,我以前买车时,总是搞不清楚对方跟我说的规格尺寸是多少,也记不起来。後来我想到一个容易记住这些事情的方法,比如说,想要知道车子有多高,就让客户站在车子的旁边,想知道车子有多宽,就让客户坐在车子里面,让客户实际感受最重要。

至於介绍车子的规格与性能时,应避免讲一大堆艰涩的专业术语,而是要讲客户听得懂的话,就算是同一种产品,也要依不同客户,翻译成他听得懂的话,因为产品规格只是一个科学数据,它们是没有任何感情的,而客户需要的是与业务人员间密切的互动。

有一次,一位对3C产品很有兴趣的客户,路过营业所前来借厕所,於是便上前与客户聊天,顺道介绍有附赠iPad可与车子连线的新款车,虽然客户在一年前才买新车,但在实际体验过新款车後,还是决定购买。能够成交的原因就在於,抓住客户喜欢3C的特性。熟悉产品规格是业务人员的基本能力,更重要的是让客户相信你丶喜欢你,而在这之前,业务人员要能够把心思放在客户身上,了解他想要什麽,能够打动客户的点是什麽,这才是专业。

锻炼情绪切割能力,不让坏情绪影响下一位客户
Q:被客户拒绝时,要怎样自我调适?又该如何让客户主动回头?

A:面对拒绝你的客户时,业务人员要具备「情绪切割」的基本能力。也就是不要将坏情绪带到下一位客户的身上,想要转换情绪时,可以联络平时熟悉的客户闲话家常,转移注意力。

此外,就算当场被拒绝,也要留下让客户再回来的「伏笔」。比如说,客户买车时一定会多方比价,遭遇到客户拒绝时,可以跟客户说「如果对方给的折扣比我多时,请你不要马上做决定。」此时客户通常会问「为什麽?」便可告知客户「当你去找别家业务时,可能刚好我们公司又有更多的优惠与折扣下来,搞不好会更便宜,请你做决定前一定要再来找我。」这麽做的目的是为了替客户着想,因为在客户比价的这段期间,可能又有更多新的优惠推出。

观察客户个性,调整成客户喜欢的互动模式
Q:面对奥客时,业务员情绪难免受影响,该如何处理才能避免影响到下一位客户?

A:并不是在情绪上让你不舒服丶无法成交的人,就叫做奥客。其实,有可能只是买卖双方频率调不准,搞不好客户也在想「你才是一个奥业务」。

遇上「双方频率对不上」的状况时,业务人员要有判断客户个性的能力,如果客户的个性比较龟毛(注重细节),而你的个性却比较随性时,就有可能会误以为对方是奥客,但如果你的个性也很龟毛的话,双方就一拍即合。

除非客户提出特殊的要求,比如说,要求按照他个人的使用习惯更改车子的标准设定值,若不听从他的话就认为是车子不好。就算是面对这类型客户时,业务员反而要比别人对客户更好,没成交也要留下好印象,当他的要求被很多人拒绝时,他才会再回来找你,这时候就会变成一位好客户。