会倾听比会说话来得受欢迎,让对方知道「我很认真在听」的小技巧

Image要理解对方,首先从聆听开始
我是一名临床心理谘商师,我的工作就是听别人诉说,特别是诉说烦恼。专业的心理谘商师就是以倾听为业,那麽,一般人又为何会需要成为「聆听高手」呢?

人际关系是建立在互相理解上,当我们关心对方,希望与对方有互动时,首先,就会想多了解对方。想了解对方,我们可以先搜集各种资讯,最後与他直接面对面说话。如果跳过这个步骤,从其他地方获取的外部资讯,很可能包含了发讯者的偏见。

我来举一个例子,①大眼睛丶②有智慧丶③美女,要形容包含以上条件的女性时,我们可以说:「她有着明亮的双眸,是个有教养又可爱的女孩。」也可以说:「她的眼睛大得吓人,额头高,长得还算漂亮,不过感觉很冷漠。」两种说法给人的印象截然不同,如果你想认识这位女性,就必须见到她本人才能确认。

我们无法断言以上两种说法何者正确,你所要确认的,只是你自己的判断能否在她身上得到印证而已。如果你对她有好感,那麽前者的形容就是正确的;若你觉得她很讨厌,那麽後者的形容就比较贴切。如果想更进一步认识她,除了与她交谈之外,别无他法。

假设你有机会可以和她见面,接下来就是重点了。如果只是你单方面说个没完,她会认识你很多,但是你仍对她一无所知,能够知道的,大概就只有「她很认真听人说话」而已吧。如果她真的是一个善於倾听的人,那麽对你来说,这次的见面就算有价值。但是,如果你对事实的认知有误,她根本就认为你是一个「爱讲话的人」,我们可以说,这一切只是你的误解罢了。你们两人之间的沟通注定是没有交集了。

我们都希望拥有真实丶毫无虚假丶可以信赖的人际关系,为此,就更需要倾听对方说话。所谓「聆听」,并不只是漠然地听,还需要理解。只听声音或语词很简单,真正困难的是理解对方。再说,只要不是有对人恐惧症,说话其实很轻松,而聆听有时甚至是件苦差事。但是,要理解对方,首先就得从聆听开始。

接下来,让我们一起来练习「聆听」吧。

聆听,从放空想说的情绪开始
几乎所有的人都喜欢说话远胜於聆听,大家都知道,心中有烦恼的时候,找人倾诉就可以获得纾解;感觉幸运丶开心,或是听到好消息,也会想与人分享。

相反地,什麽时候我们才会想听别人说话呢?如果是喜欢的对象,我们应该会想听他说话吧。但就算是喜欢的人,要是对方连说上好几个小时,我们也会有话想说。我们会主动想听的,多半是音乐或电视丶广播节目之类的,因为听这些东西不会造成心理负担。听收音机丶电视这种单方面送出的声音不会有负担,但是听别人说话就不同了,听者会有必须理解对方心情的责任。

想要成为善於聆听的人,就必须先受过训练──不把对方的情绪当成负担,以及只听不说。

如果你今天正好与人有约,不妨就以他作为练习的对象。想扮演好聆听的角色,切记不可主动发言。在对方面前表现出从容自在,如此一来,很奇妙地,对方几乎都会主动倾诉,你只要「直率」地听他说就好。请不要忘记,一定要「直率」,你们的对话就会形成一种模式—对方先发言,你静静聆听;对方再度发言,你仍静静聆听,也就是由对方主导的模式。

总而言之,首先要做到的就是,除了附和以外不多说其他。当你被问及意见时,尽可能简短回答,大约是一行字左右的句子就可以了。一时回答不出来的时候,先说「是啊」,再慢慢思考。不用三十秒钟,对方就会说出自己的想法,或是主动提示他所希望的回应。

应声附和,是让对方知道「我很认真在听」最好的方式
不管是访谈,或是一般朋友的聊天,听者通常都不会像专业的谘商师那麽频繁地附和。这是因为当对方说话的时候,听者会一边想着下一个问题或自己要说的话,受对方话题的刺激,思考自己的事。换句话说,虽然耳朵是聆听模式,但头脑却是诉说模式。若不能使耳朵和头脑都进入聆听模式,就不容易做到应声附和。

没有附和的对话,最典型的,就是电视的政论节目或主题辩论。这些场合,除了主持人会附和谈话者之外,其他人几乎都不会。即使是相同立场的人,最多也只是边听边点头。如果不认真听对方说话,就没有办法附和。附和政敌或辩论对手的谈话内容,很容易会被牵着走,无法强调己方的主张,因为那表示自己接受了对方的论点。

反过来想,要让对方知道「我很认真在听你说」,最好的表达方式就是应声附和。要判断一个人,他的态度通常远比言语表达更重要。有时我出席演讲,结束时,偶尔会有观众上前对我说:「您今天的演讲真是太精采了。」但这个人若是在中途打瞌睡,我则会以此为判断标准,不会单纯因为他的吹捧而高兴。不专心听对方说,就无法附和他;不站在与对方同样的立场,或是想反驳的时候,也一样做不到。人不能边笑边喝斥,口头上可以作出违心之论,但态度就无法表里不一,所以说,人都是从态度来判断对方。

附和具有肯定的性质,聆听者藉此对诉说者传达肯定的态度。我们不会附和对方说「不对丶不对」,这根本也不叫附和。年轻女孩会一连说好几次「你骗人」当作附和,这对有点年纪的人来说,实在不怎麽愉快,因为这听起来像是在指对方「说谎」,甚至有人就直接对着年轻人怒斥:「我从来不说假话!」

聆听者应以正面丶接纳的态度,激发诉说者的倾吐意愿。一个人如果感觉对方是以否定的态度在看待自己的话题,就不会想再说下去。

身为谘商师,必须以肯定丶接受的态度看待诉说者,这在专业术语上就称为「接纳」。不过,接纳这个字眼,感觉上似乎是聆听者对诉说者的话必须全然赞同,所以我对这个语词是否恰当还抱持着保留态度。肯定对方的话,意思就是,认同对方所说的都属於对方。这也理所当然,对方所说的,原本就与聆听者毫无关系,单纯只是他自己这麽想而已。

举例来说,假设诉说者A说:「我喜欢果酱面包。」而你是聆听者,接收到的讯息是「这个人喜欢果酱面包」,这与你是否喜欢果酱面包并没有关系。即使你并不喜欢果酱面包,也还是可以正面接受A喜欢果酱面包这件事吧,没有必要否定对方「喜欢果酱面包」。就是这麽理所当然。

但是,果酱面包这种无关痛痒的事,大家多半都可以正面接受。假设一个巨人队的球迷,对巨人队赞不绝口,却对阪神队百般挑剔,而你刚好是阪神队的球迷,身为聆听者,你可能就没有办法冷静地听对方的言论了。又或者说,棒球的话题你还可以冷静聆听,再假设对方一直中伤你的朋友好了,当你身边的人被中伤,你会如何反应?人对距离自己遥远的话题可以客观地聆听,但是对和自己相关的事,就很难冷静得下来。即使尽量压抑自己的情绪来迎合对方,总会不经意地透露出真正的态度。然而,站在诉说者的立场来看,这和我先前举的果酱面包例子相同,他只不过是在陈述自己的意见罢了。

专业的谘商师都受过训练,即使被对方直接指责,也会附和他说:「是啊。」曾经有人对我说:「谘商师赚的都是不义之财。」当时我还年轻,在那一刻我心里想为自己辩驳:「你根本什麽都不懂。」但下一刻我却告诉自己,或许在他人眼中这个工作就是如此,至少,眼前的对象就是这麽想的。接着我回答他:「真的,好像就是这样耶。」那次以後,我与这位谘询者的访谈就变得很顺利。因为他认为我已经理解为什麽他对我是这样的态度了。

只要留意自己附和的动作,每个人都可以成为聆听高手。不只是静静地听对方说话,聆听时搭配巧妙的附和,对方会越说越起劲。欧美人附和时,还会加上点头丶张开双手丶瞪大眼睛等肢体动作,尤其是义大利等拉丁语系的人动作特别大,只是单纯的应声附和还不过瘾似的。但是,东方人要是动作太夸张,对方反而会却步,比起夸张的肢体反应,我们还是比较适合简单的点点头和简单的附和语词就好了。

你也是一忙就焦虑的人吗?几个小改变,就能告别有毒情绪

Image情绪人人有,但有些情绪会掌控你的生命丶蒙蔽你的视野丶左右你的感觉丶破坏你的人际关系丶削减你的力量。一旦让情绪发挥这种能力,便成了「毒型情绪」!

例如一忙起来就焦虑的人,往往会消化不良,别以为是昨天的晚餐引起的,那可能是有毒的焦虑或郁闷在作祟。

「生活里有压力」不等於「有压力的生活」。前者是很正常的,无法预料,由生活中的种种情况造成,但後者就有毒性了,是自己制造丶是自找的,因为我们让压力变成习惯,而且,我们不知道有另一种过日子的方式。

充满焦虑的压力是一种紧绷,一种破坏平衡的生理或心理压力。美国有一项花了十年进行的研究,对象是无法控制自己情绪压力的人。研究结果显示,这类人的死亡机率比其他人高四成。而单单在阿根廷,每年便有百万人因此死亡。

大家都应该远离毒型情绪,只是「解药」无法从外头获得,要靠你自己!

找出焦虑的关键所在
想想看,碰到工作压力丶经历一段旅行,或准备一场考试时,你有多少次会觉得害怕丶不安或担心?

如果你的回答是常常有这样的感觉,那麽,你的焦虑就是处於有毒状态了。

首先要知道,所有的事情都是脑子想出来的,因此要先好好观察自己的思想。如果你不曾静下心来检视自己的念头,那麽请稍微想一想,自己在大部分的时间里都在思索些什麽?你的脑袋到底一直绕着什麽转?那就是你有毒焦虑的关键所在,因为你脑袋里的思绪正在用错误的方式诠释现实。

想的不一定是真的,这你当然明白,但你内在还是会在某种程度上相信自己的感觉——也就是说,你依然会觉得那是真的。这就足以让你产生焦虑,因为只要你的脑袋认为会发生某些不好的事,就会开始传递焦虑的症状。所以,你必须学会不让不真实的事物毒害你,学会让脑袋远离情绪的毒害。请谨记:「你无法避免焦虑的鸟儿在你头上徘徊,但是你可以不让它们在你脑海里筑巢。」

透视有毒焦虑的症状
不要觉得自己很可怜,其实在这个时代,焦虑是很普遍的毒型情绪。仔细观察每天的生活,无论是在学校丶家里或工作场合,你是否发现许多人会无意识地咬指甲,或是藉由暴饮暴食排解压力?另外,你一定也碰过有些人在重要时刻口中会念念有词,有些人会便秘,有些人体温会升高,有些人会狂流汗,有些人则会口乾舌燥。

我们常常说:「我很好。」事实上,我们感觉到的好都是不真实的。以上这些症状没有一个是身体或器官方面的原因造成的,反而是很清楚的警讯,而且非常有可能是焦虑的表现。

假如你是个很容易焦虑的人,身丶心丶灵都会受到影响。就算你想要否认丶掩盖,你的身体还是察觉得出来。

若过度焦虑,我们会想办法让这种有毒的情绪冷静下来,因此可能开始暴饮暴食,或是埋首工作。最糟的是,我们把这样的行为当作自我疗愈的方式。

以下列出一些焦虑最常发生的症状:
.害怕或恐惧
.没有安全感
.担心
.惊吓
.钻牛角尖
.犹豫不决
.失眠
.觉得处处受限,无法掌控自己的生命
.过动
.对事物失去兴趣
.动作笨拙
.喃喃自语
.神经痉挛

焦虑症状如果没有好好处理,随着时间推移,会对身体健康造成很大的影响。让我们来看看一些更严重的症状:
.心跳加速
.高血压
.胸口沉闷
.窒息感
.反胃
.消化不良
.腹泻
.肌肉紧绷
.呼吸困难
.汗流浃背
.全身无力
.早泄

解毒密技:离开有毒焦虑的有效方法
离开有毒的焦虑完全是你能力可及之事,小小的态度就会让你有很大的转变。以下提供一些可以降低压力和释放各种焦虑的策略和有效方法:

.开始清楚去感受什麽事情会成为你焦虑的来源。
.思索所有会偷走你平静的事物,并在当下就决定丢弃它们。
.采取可以让自己享受生活中的愉悦与宁静的原则。
.减少或完全排除会让你焦虑的事物。
.培养可以让你的身丶心丶灵都觉得平静(而不是相反状态)的新习惯。

.不要整天都在看那些报导坏事的新闻。所有人都喜欢接收资讯,但如果你读到或听到的新闻是不好的,而且还反覆接收相同的讯息,就会增加你的焦虑,还不如去阅读一本好书。

.让有用的资讯充实你的生活。
.每天都学习一项新知。
.注意身体健康。
.确保自己有良好的睡眠及健康的饮食。

一个星期规律地运动三到四次,因为运动可以降低压力。你的身体会一直伴随着你,它是一张向所有人介绍你的名片,就和你的精神与灵魂一样重要,所以要爱它丶照顾它丶跟它和平相处。

远离毒型人物。这并非要你孤立自己,而是要设下有益於你的界线。有一些负面的人喜欢谈论自己的苦处丶讲别人闲话,这些人对你的人生完全没有帮助。假如他们赖上了你,也不要让他们的话语或行动改变你的心智,更别让他们决定你的心智状态。

接近抱持正面心态的人。那些思考丶说话和行动都很正面的成功人士,会传递平静丶开心与欢愉的感觉,大家都喜欢跟他们在一起。要去寻找这样的人,和他们共处,观察他们,并向他们学习。让这些有正面心态的人带领你,他们会增添你生命的光彩。

去找一位需要帮助的人,不为任何利益地提供协助,这会让你的心智远离自己的烦恼和忧虑。
.找一个你真正可以信赖的人,然後和对方分享你的感觉。就这样!跟人谈论发生在自己身上的事,是控制焦虑最好的方法。

让自己习惯说正面的事,而且光说是不够的,还要真正学习以正面的态度做事。
讲话前先想一想。话语是一种工具,有力量建构你的未来,或是解构你的人生。
随身带着笔记本,每天记下三丶四件让你感恩的事。专注於正面事物可以使你远离那些引起你负面情绪和行动的负面想法。

每天都要笑一笑。笑容会减轻身上的担子,而且科学上也证实笑容对大脑或身体有很多好处。
培养信心。担心与害怕的相反,就是信心。你要开始相信你生命中的一切会变得越来越好,你所做的事都会很顺利。如果你对好事有所期待,那麽好事迟早会降临在你身上。

永远期待更美好的事物。不要甘於平庸,你是为了卓越事物而被创造出来的。
经常做一些新鲜事,就算害怕,也要勇於尝试。「害怕」不会因为怯懦而消失,采取行动才能把它踩在脚下。
想像自己是个成功人士,在某件事发生之前,你必须先在心里看见它。想像力让你可以把你希望变成的那种人形象化。成功的人相当正面丶乐观且开心,一个真正享受生命的人会懂得放松自己。

找到捷径,才能做得比别人快又好!聪明人都在用的 10 个提升效率秘诀

Image我们列出 10 个提升效率秘诀,让您能够持续打拼丶成就更多。

1.明确写下
您对生产力及工作效率有何期许?您希望达成哪些目标?把这些目标清楚明确的写下来,让自己具体衡量再决定下一步。这个方法不论对工作或个人目标都很有帮助。

2.昭告天下
把目标分享给同事或亲朋好友知道,让他们也为你加油打气。激起他人的兴趣并愿意与你并肩作战,让自己有了「一定要完成」的决心与责任感。

3.数位灵感
利用数位工具 (例如:Evernote 的 Web Clipper),将网路上正在研究的网页资讯储存下来,并利用标签管理,当哪天灵光一闪时,可以快速用搜寻功能找到曾经留下的数位记忆。

4.每日目标
繁忙的生活中,每天都可能出现新的挑战。就算如此,也要记得开始一天工作前先为自己订下每日目标,并在下班前重新检视一次,不要让这些真正想完成的事被半路杀出的程咬金淹没了。

5.月度检讨
时序已经进入 2015 年中,很容易就遗忘了我们在年初订下的目标。抽空检查一下这些目标是不是依然有意义,再依据现况调整接下来要采取的行动。

6. 纪录心得
所谓的成功,都是从小步骤及任务累积而成的。除了透过待办事项清单了解已完成的工作,每天也花一小段时间写下工作或生活上的心得,让自己每段历程留下纪录。

7.灵感来时,立刻捕捉
最棒的灵感往往出现在最奇特的时机点。如果您正在旅途上丶开车中或有其他状况,透过语音或图像记事,并利用云端储存资料,再也不用为稍纵即逝的灵光乍现捶胸顿足了。
灵感来时,立刻捕捉

8.重点对焦
在重要的任务记事标上「重点」标签,不论这些记事藏身在哪份记事本中都可以立刻搜寻到。

9.完成清单
建立一个「完成」标签或完成记事本来标注已完成的事项,您一眼就可以清晰知道什麽事情已完成,又有哪些任务还要处理。

10.检视反思
别忘了花点时间看看您累积下来的纪录。这些成就,不论大小,都是坚持下去的动力来源!

在工作及生活界线愈来愈模糊的世代,要成为出色的人才,不只是努力工作,更要聪明工作,运用数位工具帮助不只提高效率,事半功倍,更可以达到生活与工作的美好平衡,让我们有更多的动力继续努力下去。

淘米水的10大妙用

淘米水的10大妙用

Rice Water

(图源:Wikipedia)

详解淘米水的10大生活妙用

1、用淘米水洗手,不仅能去污,还可使皮肤滋润光滑。

2、用淘米水刷洗碗碟,不仅去污力强,还不含化学物质,胜过洗洁剂。

3、新沙锅在使用前,先用淘米水刷洗几遍,再装上米汤在火上烧半小时。经过这样的处理,沙锅就不会漏水了。

4、案板用久了,会产生一股腥臭味。可放入淘米水中浸泡一段时间,再用盐擦洗,腥臭味即可消除。

5、菜刀、锅铲、铁勺等铁制炊具,浸入比较浓的淘米水中,可以防止生锈。如果已经生锈,可先在水中浸泡数小时,这样容易擦去锈斑。

6、带有腥味的菜,放入加盐的淘米水中搓洗,再用清水冲净,可去除腥味。

7、从市场上买回的肉,有时会沾上灰土,用自来水很难洗净,如果用热淘米水洗两遍,脏物很容易清除。

8、刚油漆好的家具,有一股难闻的油漆味,用软布蘸淘米水反复擦拭,可除掉油漆味。

9、白色衣服在淘米水中浸泡10分钟后,再用肥皂清洗,能使衣服洁白一新。

10、毛巾如果沾上了水果汁、汗渍等,会有异味,并且变硬。把它浸泡在淘米水中蒸煮十几分钟,就会变得又白又软。

(来自网路)

熟记「搭腔」用语,面对任何人都能畅谈自若

Image「搭腔」就是非常有效的工具。以下列举6种搭腔技巧,只要灵活运用,就能够让对谈更加顺利丶话题不断延伸。

1.促进喋喋不休的人讲重点丶让省话一哥/一姊开口
在面对说话喋喋不休或不轻易开口的人时,都可以藉由「您的意思是?」或是「结果情况怎麽样?」等搭腔方式,促使喋喋不休的人讲重点,或太省话的人开口。

2.让对方产生好心情的吃惊搭腔用语
这是一种能够带来极大效果的搭腔方法。吃惊的搭腔用语有:「真的假的!」「是喔?」「有那种事喔?」「第一次听到耶!」等等。

只要说出「是喔?我都不知道耶!」就算不说出「好厉害」这样的话,仍旧可以把「你居然知道,真是厉害」这样的感觉传达给对方。这种接话方式可以让对方产生好心情,也具有提高自尊感的效果。

3.缩短双方距离的共鸣应对
这是非常困难的事。首先,要聆听对方的话,感受对方的心情,然後再说出「你应该很担心吧?」「那肯定很辛苦吧?」「那肯定令人捏一把冷汗」诸如此类和对方产生共鸣应对。

把「我非常了解你的心情。我也曾经有过相同的经验。」的讯息传达给对方,对方就会产生「这个人真是与众不同」「他真了解我」的想法,进而缩短彼此的距离,使双方更容易交谈。也就是说,这种共鸣,是让对方开口说话的最强搭腔方式。

4.转换话题
在面对讲话反覆的人时,可利用「对了!」「话说回来」之类的用语,改变之前的话题,提出全新的主题。

5.同意对方的话
藉由「原来如此」「说得也是」等搭腔技巧,来赞同对方的谈话内容。可是,这种搭腔绝对不能不断重复。

如果一直重复说「原来如此丶原来如此」「对对对」,就会让对方产生被当成笨蛋看待的感觉。另外,喜欢说「也不全然是那样」这种否定言论的人也很多,要多加注意,避免说出这样的话。

6.总结谈话内容
利用「也就是说」「总而言之」等回话,把之前的谈话内容做个总结丶逐一汇整的搭腔法(这也可以用来约束讲不停的人)。

牛仔裤前面为何有个小口袋?

牛仔裤前面为何有个小口袋?

www.public-domain-image.com (public domain image)
你有没有好奇过牛仔裤前面的小口袋是做什麽用的呢?那麽小。今天看到网友的讨论终於明白了。

实际上,去追溯一下牛仔裤的设计源头应该可以发现,Levi’s设计的第一条牛仔裤,专门为淘金工人所用,有大大小小各种口袋,大口袋装各种工具,小口袋装金币丶碎金子之类的东西。

也有网友说,根据Wikipedia的词条,这种表袋应该跟淘金人丶淘金时代没有关系。「第一条裤子在淘金时代售出」,只是Levi’s一厢情愿的 广告宣传,其实真正使用牛仔布(denim)的裤子,在十九世纪七十年代才开始制作丶销售。淘金潮是在十九世纪五十年代中期结束的。

不过大家都比较认同这个说法:牛仔裤最早作为工装裤出现时,穿着者大多是工人。工人在干粗活时,为了避免手表被刮花,会脱下来放在牛仔裤的小口袋 里。而之所以把口袋做得这麽小,是为了使得手表不至於晃荡晃荡掉出来。如今牛仔裤渐渐由工装裤转变为休闲装,小口袋也随之传承下来了。

流传到今天,网友们放什麽进去的都有,戒指丶手炼丶打火机丶眼药水丶手机电池,还有人说拍照的时候插两根手指摆POSE用的!!

原来以为没什麽用的袋子,没想到用处这麽多啊!

(来自网路)

比别人更卖力,却可能越不容易成功,用对的方法才能走捷径

Image不论我们喜爱或讨厌我们的工作,多数人每天的工作量已经达到难以负荷的程度。每天展开工作时,我们担心如何才能完成今天所有的工作丶可能会令谁失望,或是得「再次」牺牲哪些重要的工作,才能够继续熬过这一日。

一边喝着当日的第一杯咖啡时,我们手上忙着使用各种装置查看电子邮件信箱,看看是否有人在我们的待办清单上新增一件事项。看完了一封又一封的电子邮件之後,压力也不断上升。每封信都内含了一项无法立刻处理好的要求,所以我们便把这些信标示为「未读」,留在信箱「稍後」处理。我们把这些信加到前一晚的「未完成工作」堆里,而前一晚也是工作到很晚才离开办公室。除此之外,还有更多信必须回覆丶更多电话要回拨丶更多文件要处理好,这一切,事事都需要我们立即的注意力。

事实上,在我们处理真正重要的事务之前,就有太多事务占据我们的注意力,而真正重要的事务太多了。结果,我们经常「工作」一整天,在办公室丶在家中,上班丶照顾家人丶整理打扫丶支付帐单……有时只有到上床睡觉後才停止。要做的事太多了,时间根本就不够用。

如果你觉得这些听起来很熟悉,别沮丧,不是只有你这样。在我从事教授丶老师丶主管教练丶作家丶训练师等工作中,我发现,不论是专业人士或非专业人士丶不论什麽层级,这些都是太普遍的日常感受。更糟的是,我看到各行各业的人,从企业主管丶医师丶学生丶创业家,到政府机关工作者,全都倾向使用注定无效的解方,想帮助自己从这种工作量过多的情况中解脱,但只是让问题更加恶化。

比别人更卖力,可能不是最好的办法

我一再目睹聪明丶认真丶努力的人落入「效率陷阱」中,总是尝试尽可能投入更多时间在工作上,设法抓住并利用一天之中的任何空档时间。而且,若是我们有部属,也会试图让他们这麽做,尽可能每天挤出更多小时用在工作上。谈时间管理的书籍丶专家,甚至整间顾问公司都接下这个挑战,帮助我们「花更少时间做更多事」。诚如我那个任职於《财富》一千大(Fortune 1000)企业主管的哥哥所言:「我们全都有一大堆屎要处理。这些都是好屎,但是一天终了时,努力把十磅屎塞进五磅容量的袋子里,我们还是被一大堆没有处理好的屎给淹没。」

也有时间管理专家建议我们先处理最重要的事因为稍後未必有足够时间做这些事。没错,把真正重要的事和急迫但较不重要的事区别开来,确实是有助益的做法,但这个建议仍有令人沮丧之处:纵使我们这麽做,待办清单上还是有一堆不是最重要丶但仍然得做的事必须处理。有些是要紧事,因为它们会影响到我们的关系;有些事则是长期拖延不做的话,会害我们被炒鱿鱼;另外,还有一些事是我们已经同意在截止期限前完成,不能因为其他重要事项就逃避丶耽搁,不去完成。

虽然这些事不是最重要的,但如果在下班回家前还没有做好,我们有可能会感到焦虑不安。当然,如果不理会某些问题,它们最後有可能会自动消失,所以放手不理反而比较好。可惜的是,很多事情和工作,我们都无法免除责任,终究必须完成。

如果真正的问题只是缺乏效率,那麽我们多数人,包括我那些很有成就的客户在内,现在应该都已经解决问题了。因为只要选择适当的方法和工具,协助管理时间丶安排待办事项的先後顺序,就可以抒解日常工作的压力。但重要因素并非只有数量与能力,即使用最有效率的方法工作,我们可能还是会觉得不满意,结果在一天结束时,许多人感受到的不是成就感,而是窒息感。

幸好,我们想要的并非达不到。我认识的成功人士,多数都想要达到两个境界:其一,他们想摆脱失控感;其二,他们想在工作上有优异表现,成为所属领域中的真正高手。为了追求并设法达到这两种境界,一般常见但错误的做法,就是不断地工作,在已经工作满载的每一天中挤入更多工作。

富兰克林曾经是丶现在仍是生产力与成就的楷模:努力做更多丶不计较,愿意承担更多责任,成功就会随之而来。今天,大家还是觉得必须这样,才能获得一些成就——必须再做更多一点,多到几乎不可能负荷的地步。但事实上,富兰克林并不像一般人以为的那样,虽然他努力工作照料财务,但绝对不是只聚焦於工作的人。

我们很少谈论这另外一面的富兰克林,他并非我们认为的那种「为工作而活」的典型。还好,我不需要耗费大把功夫,就能更深入了解他的真面貌,因为他的自传中有记载。富兰克林喜欢思考和创作,花费大量时间在嗜好,以及和朋友的聚会上,而他大可把那些时间投注於赚钱的印刷事业。事实上,使富兰克林从他的主要职业抽身的那些兴趣,最终让他创造出许多因此而闻名於世的好东西,像是富兰克林暖炉丶避雷针等新颖发明。

想了解富兰克林的成功秘诀,我认为,我们应该好好检视一下他如何使用自己的空档时间,以及他到底有多少空档时间。

培养多元嗜好,能帮助你变得更成功

年轻时的富兰克林,主要嗜好之一是每周五和一群喜爱研读书籍的人聚会,彼此谈论思想丶交换见解。这个团体在每次聚会时,都会订定下次聚会要讨论的主题,然後大夥各自先研读和这个主题有关的书籍,为下次聚会的论辩做准备。但在当时的费城,书籍难得,许多书必须自英国订购。该团体便认知到,如果能把大家拥有的书籍集中存放於一地,就能更方便查阅彼此的参考书籍。这个概念促使富兰克林与友人合力创设费城第一家公共图书馆,名为「费城图书馆俱乐部」(Library Company of Philadelphia)。如今,这是一所历史悠久丶拥有珍贵典藏的图书馆。

25岁的富兰克林创立这间图书馆,并非意图为自己的印刷事业赚钱,这也不是他在政府机构的职务工作项目之一,纯粹只是因为他喜欢和他人讨论思想,尤其是能够改善自身及周遭人的思想。他喜爱文学与艺术,甚至曾经为太座创作了几首乐曲。而且,他是出了名的无可救药的浪漫调情者,在太太过世後,他花了不少时间在这方面。

富兰克林也是美国最早的自助自学迷,他曾经短暂吃素,因为他在一本书中读到素食主义,而且吃素为他省下了不少钱。他挹注很多时间和心力发展丶实践一套「13项德行」,在这13项德行中,有一项看起来和那些想在一天中尽可能做更多工作的人有关,那就是「秩序」,亦即做事有组织丶有条理。富兰克林声称自己从来就不是很擅长这一项,他在自传中写道:「实际上,我发现自己在秩序方面的恶习难改。现在,我年纪大了丶记忆衰退了,深感秩序的重要性。」

富兰克林以热爱许多消遣娱乐闻名,从学习丶社交丶调情到创作,多到目不暇给,也令人感到不可思议。他是如何能在从事这麽多专业工作的情况下,还能享受这麽多的嗜好丶闲暇与社交时间呢?他到底是如何办到的?

每天,他都让自己的心理与生理,处於能够产生高效能的状态,在这些高效能时段,他完成了许多事务。他并未把印刷事业相关事务挤入可用的每一个小时里,在他为自己所做的时间规划中,包含了2小时的休息时间吃午餐及做其他事,傍晚也有听音乐丶从事其他消遣或谈话的时间,而且夜晚有充足的睡眠。或许,就是因为他把消遣丶学习丶创作丶娱乐丶保健丶家庭及社交都规划在日常行程上,才能够在赚钱的事业上如此成功吧!

如果他把所有时间投入於印刷事业,不分出时间从事其他兴趣,应该会是最有效率的时间运用方式。但假设他这麽做的话,从未保留心思与精力给那许多的发明和慈善行动,他能够如此闻名於後世吗?说不定,连他的印刷事业也不会那麽成功。

读至此处,请问问自己:你想成为哪一个富兰克林?拨出时间给嗜好丶社交丶从一个兴趣跳到另一个兴趣的富兰克林,抑或是超越其他竞争者,成为高生产力丶出名且富有的企业家?如今,我们似乎没有足够时间可以兼顾这两者,所以好像只能选择一种:享受生活,或是事业成功。好消息是,这样的选择方式是错误的。当我们误以为愈充足的时间等於效率时,便会感受到必须作出选择的压力。

说话太模棱两可,对方都听不懂?学习5种直白表达法,沟通一次到位!

Image遇到沟通障碍时,我们实在不应该对他人生气,认为是对方的问题,唯一能做的就是练习自己的表达能力,避免说出来的话有另一种解读的可能性发生。要做到这点,提供3个表达原则:「结论要放在段落最前面」「长句要切成短句」「删减冗长用词」。

提供大家参考。

1.一句话只能有一个解释
「A君不像B课长擅长业务工作。」

这句话可以被解释成「与B课长不同,A君擅长业务工作」和「A君不像B课长那样的擅长业务工作」两种说法。

因此,一句话中要避免使用「像……」加上否定用语,以防产生多种解释。

2.否定句尽量改成肯定句
「如果支出申请不满1万新台币,就不用得到老板的批准。」

这句话改成肯定句就会变成「支出申请超过1万新台币需要得到老板的批准。」相较於否定语句,更容易让人一目了然。

3.双重否定容易招致误解
「如果不支付订金的话,就无法为您订位。」这句话就容易让人混淆,是要「先付订金才能订位」,还是可以「先订位,之後再付订金」。

因此,最好的说法是「一旦确认订金已付,马上就帮您保留订位。」

4.不要使用模糊的指示代名词
先看以下文字:

在科罗拉多高尔夫球场中,有比赛级的高尔夫球场丶从草地可打四百码的练习场丶假设各种状况的模拟练习场,紧邻那边的住宿丶阅览室等设施,像这类充实高尔夫球生活的设备一应俱全。

在这段文字中,不清楚「那边」指的是哪里。另外,「像这类」所指涉的对象模糊。所以改写时,这两个指称对象不明确的部分一定要改掉,才能将正确的意思传达给读者。

改写如下:在科罗拉多高尔夫球场中,有比赛级的高尔夫球场丶从草地可打四百码的练习场丶假设各种状况的模拟练习场,紧邻球场的住宿饭店丶阅览室等设施,充实高尔夫球生活的设备一应俱全。

5.删去不必要的用语,改为简洁的表达
商业书信中经常看到冗长表达方式,建议最好改为简洁的表现方式。

像是「就本部门来说,将会商讨因应对策」,只要写「本部门将会商讨因应对策」即可。

适度「放空」:什麽事都不做,创造力更丰富

Image事实上,放慢步调,并且定期地排出「什麽事都不做」(doing nothing)的时段,或许才是我们能够做的最好的事情,藉以引导出有助於激发想像力丶改善心理健康的精神状态。

推开资讯,才有时间做更重要的事
我们的生活已经变得是透过忙碌的程度(busyness)来界定的。环顾你的四周,在车站丶咖啡店丶街道上,人们都黏在他们的手机或平板上。

我最近询问了一个我辅导过的高阶主管(我姑且称呼她为海伦),她一天收到多少e-mail。「500封!不过我一封都没看。如果我看了,我就没办法工作了。」

取得资讯一点都不难,真正的挑战在於「把资讯推开,这样我才不会苦於资讯超载。我需要时间去思考。」

海伦有一个助理,会帮她过滤所有的e-mail,所以海伦每个星期都会花上几个小时,跟助理一起讨论有问题的邮件。「我不是领薪水来做这种工作的。」她解释,「如果我一直都忙着做别人期望我做的事情,我就没有时间留给我应该做的事情了。在网路空间里,你是没办法从事有创造性的工作的。」

海伦说的确实很有道理,我也从经验中发现,很多人如果能够做得少一点,深思多一点,情况都会更好。

只是,人们向来很难真正接受「什麽都不做」这件事。我们会把它跟不负责任丶浪费生命联想在一起。大多数人如果不做点什麽的话,都会产生罪恶感。从另一个角度来看,每当我们觉得真的很忙碌的时候,往往会感到亢奋。而分心所引起的行为,像是不断地查看e-mail,会刺激脑部大脑分泌多巴胺(dopamine)到血液里,让我们感到一阵兴奋,导致手边的动作更难停下来了。

这种情形的危险在於,我们可能会失去我们的连结(connections),不只是人际之间,而是我们跟自己的连结。如果我们不给自己一些不受打扰丶可以自由联想的时间,就比较不可能产生个人的成长丶洞见和创造力。

无聊的好处:激发想像力和创造力
「什麽都不做」和「无聊」是紧密交织在一起的,如同我在〈什麽都不做和无事可做:空闲时间和无聊的潜藏价值〉(Doing Nothing and Nothing To Do: The Hidden Value of Empty Time and Boredom)这份报告中所说的,尽管我们多半都觉得「无聊」很难忍受,但是在很多情况下,无聊却可以成为某件事的序曲丶开端。它可以激发我们的想像力和创造力。某种意义上来说,无聊甚至可以被视为一个临界丶初始的空间(liminal space),一项关键的资源,促使我们去寻求不熟悉的事物。

然而,在网路时代,娱乐和让人分心的事物几乎是无穷无尽,我们很容易就会发现自己处在一个持续忙碌的状态里,而非什麽都不做。而我们在网路空间(一个多工和极度活跃的世界)里的狂热行径,也让我们得以自欺欺人,误以为自己是很有生产力的。

真相是什麽呢?社群媒体其实是非常被动回应的(reactive),并不是非常有原创性的(original)。它不但局限了创造力,而且可能有害心理健康。如果我们不知道如何在行动与反思之间取得平衡,我们可能会面临心理崩溃(psychological burnout)。

高效主管的秘密:从忙碌中抽身,才能思考和行动
不幸的是,在当代组织里,工作成瘾者不但备受鼓励丶支持,甚至还会得到奖励。而且这个疯狂行径的发展愈演愈烈,很难对抗,因为这样的行为对组织是很有用的。

这跟「控制」有关,背後的心态是:「我付给那个人高薪,为什麽他们不在办公桌前工作?」

然而,拚命工作和聪明工作未必有关。事实上,一个工作狂文化很可能会促成严重的个人和心理健康问题,包括士气低落丶情绪沮丧丶药物或酒精等成瘾物质的滥用丶职场骚扰丶关系破裂丶缺席率高於平均。

成效最高的主管都是可以行动和思考的人,这意味着他们随时都可以从不得不忙碌的状态中抽身。

什麽事都不做:激发无意识思考,孵育创意
什麽都不做或无事可做,都是刺激「无意识的思考过程」的珍贵机会。无意识思考擅长於整合和连结资讯,其运作方式就是在我们广大的知识资料库里,潜意识地执行联想性的搜寻。在这个心灵区域里,我们比较不会受到传统联想的限制,比起我们有意识地专注於解决问题时,更有可能产生新颖的点子。

这些思考过程的结果,可能不会立即进入我们意识层面,为我们所察觉。它们可能需要时间去孵育。在此提供的建议是,什麽事都不做(或是少做点事)不但是增进心理健康的最佳良方,也可能是解决复杂问题的最好方式。

创造「放空时间」的3种方式

Image维系关系:我们需要与人群进行有意义的接触,让我们觉得自己真正活着。维系人际关系需要互动丶投入和休息。

说不:懂得说不,是我们能够培养的最实用的技能之一。说不,不必然会跟自私划上等号;而对每一项请求都说好,也是不健康的。向不重要的请求说不,可以释放出时间,从事更重要的事。

管理睡眠习惯:在一个完美的世界里,我们都应该一个晚上睡足8小时。睡眠是个人成长和创造力的关键。睡眠习惯不好,是我们尚未摆脱忙碌状态的明证。