很多时候，主管因为无法理解部属的行为，所以老是觉得部属在找碴，或者认为他们能力有问题，不过，真正的原因很可能是主管没有读懂部属的想法；如果仔细推敲他们的心思，采取最能切中要点的沟通方式，团队关系会更好，而良好的互动最终也会转换成实际的业绩成果。。以下举3个常见例子建议说明协助所有主管正确解读员工心声：
以下举3个常见例子说明的建议：
1.「这不是我的工作！」→「就算我做了这件事，也得不到任何好处！」
交代部属工作时，对方却以「这不是我的工作」为由拒绝，很多主管可能因此恼怒：「说这种话，代表你一点工作干劲也没有。」
不过，会说出这种话的部属，没说出口的理由可能是：「我现在非常忙，完全帮不上忙」，或者「就算我做了这件事，也得不到任何好处」。
其实，以上两项理由都指向一项关键，那就是部属内心认为「自己的努力没有获得上司肯定」。
他们会疑惑，自己明明很忙，却还被交办其他事情，是不是代表现在在做的事主管认为不重要丶不费力？而且说实话，这原本就不是自己负责的任务，如果硬着头皮接下来，要是做好了，只是帮组织完成一件事，不代表主管真的会给自己好评价；要是做得不好，搞不好还会被当成检讨对象。
面对这样的状况，主管应该给予部属适当的肯定。请向部属说明为什麽明明知道对方忙碌，却还委托他多做这一件事。「我非常清楚你的忙碌状况，不过这一件工作一定要交给你这位创意高手来做，我才能放心。」
这段话既肯定了对方目前的工作状况，也肯定了他的能力。当任务结束後，主管也应该针对做得好的部分给予鼓励，提高部属的工作动力。如果部属能够确认自己的努力会受到主管肯定，再怎麽忙都会接下委托工作。
2.「我很沮丧…」→「希望你能告诉我怎麽走出来！」
无论是资历多丰富的员工，或多或少都会犯错，但是，每个人在事件过後如何解读丶处理挫折，对於他的工作动力与成效影响很大，此时，主管最好跟部属站在同一阵线，给予正确的指引。
如果主管对部属严厉斥责，或者对自责的部属说：「不必在意，别那麽脆弱。」部属很可能更加否定自己，困在失败的情绪中走不出来，更不可能从这次经验成长。比较好的说法是：「不用感到沮丧，失败我会处理。」
横山分享，自己曾经因为犯错，为公司丶客户带来巨大损失，由於明显是自己的失误，当时他陷入极度的低潮。
那时，主管陪他一起向客户赔罪结束之後，主管以爽朗的笑声对他说：「横山，别垮着一张脸，我会在旁边帮你收拾善後啦。」横山说，自己当时被主管宏亮的笑声引得发笑，但是因为主管轻松应对的态度，再加上守护属下的承诺，让他很快就恢复冷静丶振作起来。
3.「我真的很努力了！」→「希望你能对我说，我的存在很有价值！」
有些人明明能力不差，但是却一直做不出好成果，这种时候，主管应该给予信心，而非指责缺点；此外，建议愈是具体，愈能提升部属的干劲。
横山表示，公司有位员工C虽然努力开发新客户，却因为被其中一个客户的问题连累，导致自己业绩受到影响，当这位员工找直属上司F经理谈话时，F经理劈头就问：「你对客户的态度是不是太优柔寡断，才会造成今天这种结果？」
但是，当另外一位员工E也遇到类似烦恼时，E的主管N经理却这麽说：「客户有百百种呀，因为有你帮我处理客户的不满，所以大家才没有继续向我这里投诉，有E君在，帮了我很大的忙呢。」
横山的意思不是要求主管只能称赞部属，而是在提出改善方法时，应该先肯定对方的存在价值，然後再选择适合对方的说法，给予实际建议。
例如，「你是个非常优秀的人，但是比较容易虎头蛇尾，如果能够在短时间内同时进行多项工作，应该更容易成长。」或者「你很诚实，我不想勉强你为了达成目标强迫自己变得能言善道，但是你可以定期拜访客户，提高客户对你的信赖度，或许这会变成你很大的优势。」