DHL 员工满意度达 9 成的秘诀:放手,让员工多付出一点!

Image2015年,DHL获得人力资源顾问公司怡安翰威特(Aon Hewitt)评选为台湾卓越最佳雇主(Best of the Best)。DHL内部的员工满意度调查(EOS,Employee Opinion Survey)也显示,近九成的员工认为DHL是个好雇主,觉得在这家公司上班是一个骄傲。

以员工听得懂的语言传达政策,从上到下想的丶做的都一致
对许多管理者来说,最常见的疑惑就是,「到底要怎麽做,才能让员工跟自己一样投入丶把事情做到最好?」答案其实很简单,就是让他们「想得」跟自己一样。

主管最重要的责任就是沟通。」DHL总经理朱耀杰说,想要让组织从上到下「想得和做得」都一样,主管在传递任何决策时,每往下一层,都一定都要把内容「翻译」成员工能够理解的讯息,也就是他们「具体应该做些什麽事情」。

在此同时,为了避免讯息在由上而下传递时,发生很多人都玩过的「传话」游戏的状况,内容经过层层转译之後失真,主管在传递完讯息後,最好能回头确认员工听到的内容,跟自己所说的是否一致。朱耀杰自己就常常直接走到第一现场,探询沟通後的实况。

另一个增进沟通成效的机制则是,聆听员工的声音,允许员工在任何时间写信给总监或总经理,提出他们观察到的问题以及解决方法,再由公司执行。

朱耀杰提醒,不论是何种形式的双向沟通,管理者一定都要记得後续追踪。「如果员工跟你讲了,结果你没有做,或是做了也没再回头跟他说,员工就会觉得讲了也没用,反而愈来愈疏远。」

愿意协助员工解决困难,是主管最重要的职责
密切的双向沟通,不仅能够确保组织上下一心,主管也能随时掌握员工的工作状况。DHL行销传播部经理方丹凤就有过这样的经验:她曾经卡在一个难题上,正巧总经理出现在她的办公室,彼此讨论一番後,「他就告诉我可以走哪一条路出去。」

对朱耀杰来说,一旦发现有人跑得比较慢,或是在原地绕圈子,主管优先要想的事情应该是,组织是不是有哪些流程或制度造成了这样的现象,而不是归因於员工个人的能力

「每年在EOS中得分最高的主管,通常不是最亲切的人,而是愿意解决员工困难的人。」这类主管不只会在员工遇到瓶颈时,陪着他们一起执行,了解过程中究竟有什麽困难丶需要什麽支援;甚至会用非常多的时间,去检视各种可能让员工晚下班丶做白工的问题,再逐一解决它们。

培养员工自主判断的能力,先教导而後放手
然而,主管的时间和精力都有其极限,无法事必躬亲,最终还是得仰赖员工自己做出决定。朱耀杰说,DHL的员工常常要自主判断,而且牵涉的都是「飞机要转降哪里?该停留多久?」等成本很高的决定。主管能做的丶该做的,就是教导而後放手

一旦发现员工在A跟B之间的抉择挣扎时,朱耀杰会先分析A跟B的利弊,整个逻辑走过一遍,先替他做出决定,「等到第二次时,就换他自己要做决定。」

在讲求货件准时送达的快递服务业中,DHL投了很多资源在培训上,尤其是栽培好主管,因为他们是最直接影响员工满意度的一群人。

为什麽不把资源投到硬体上,提升营运效率?朱耀杰说,只要设备够好丶流程够流畅精准,物流一定可以有90%准时率,但是如果要继续进步到100%,只能仰赖每一个员工竭尽全力丶多付出一点的投入,才有可能让组织从成功迈向卓越。