9个小诀窍,让你不再为了没完成的待办事项烦恼!

1. 将事情分类
将事情分成3类,第一类是当天所有要打的电话丶要参加的会议跟活动,第二类是在这些事情里,他希望达成的目标,第三类则是其他琐碎但还是需要完成的事项。第一类比较偏向公事,所以他会趁公事空档去做第三类的琐事。

2. 将性质相似的事情摆在一起
做每件事情需要的专注力跟思考方式都不一样,当你已经开启某个模式,比如说已经进入高度专注的状态,就把当天需要高度专注力的事情一并完成吧。以作者来说,因为写文章跟回邮件需要的专注度很不一样,所以她会在早上最清醒的时候写文章,把回覆电子邮件摆到下午精神状况相对比较差的时候。

3. 问自己事情的轻重缓急
我们需要先弄清楚每件事的重要程度,可以问自己这件事有多重要?会需要多久时间完成?若不马上完成事情会不会变的更糟?将所有事情的轻重缓急分清楚,也就知道要先做什麽了。甚至,你还可以继续问自己,这件事只有我能完成吗?有没有办法让机器(比如电脑)去做这件事?又或许我可以花10分钟教别人怎麽做原本需要1小时才能完成的事情,这样就多50分钟可以运用了。

4. 把大任务切割
有时我们会觉得事情做不完是因为有些事本来就不需要一次性完成,比如说一份20页的企画书,我们可以将它切成几等分,分配到每天的待做事项,这样才不会在这个项目上花太多时间,压缩到其他事情的进度。

5. 将待做事项公开
这听起来可能有点怪,但若你没有同事或主管盯着你把交代事项做完,你可能就会拖延丶没效率,所以你可以找个朋友,你们互相交换彼此的待做事项,互相提醒对方什麽事该完成了,比起自己埋头苦干来的有效率喔。

6. 规划你的一天,而不是只是将时间切割
基本上,就是往大方向思考,以一天为单位去规划,而不是执着於几点几分我该做什麽。也可以将事情分成几大类,慢慢地你会发现自己特别喜欢做的类别,在规划的时候就可以多放一些到待做事项中,你就可以完成更多事情。

7. 留缓冲时间给一些额外的事件
你永远不知道你在处理一件事情时,会不会在过程中又冒出另一件事,所以排时间的时候,预留30分钟的缓冲时间,可以让你从容应付突发事件或突然飞来的灵感。

8. 写一份已完成的事项清单
有时因为忙着处理一些突发状况,导致我们可能只完成一半的待办事项,这时你可能会沮丧。但换种角度想,你不是少做了什麽,而是多做了其他原本不在规划中的事情,所以写一份今天完成的事项清单吧,会让你比较有成就感的。

9. 写一份你想要做的事情
为了增添乐趣,让自己更有动力,你可以适当的在该完成的事项中加入一两样你自己的兴趣。当然这只是让你稍微休息一下,自己还是要控制时间,不要让一时的放松拖延整个进度。

 

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